物料采购及管理规定为切实加强对物料采购、入仓出仓及库存的管理，确保各订单物料的到货、领用和库存情况的正确及时反映。现对有关物料的管理核算作如下几点补充规定：采购部员接到生产指令单后，要根据生产进度要求尽快制订各种物料的计划采购时间，并将采购任务下发到每个采购员。采购员接到主管下发的采购任务后，要在2天内计算好应采购物料的数量，并与仓库填制的《物料采购信息表》核对无误后，填制《采购单》报主管审核。采购员根据审批后的及时与供应商联系订立采购合同，并复印双方签署的《采购单》两张，一张交财务进行货款核算，另一张交仓库核对入料情况。在订立采购合同的过程中若出现供应商不能达成我方提出的交货期、物料质量等要求时，要及时与供应商有关人员联系协商解决的办法，通过自身努力尽可能把问题解决。如果经努力仍未能达成协议的，要及时向主管报告。主管接到采购员的情况汇报后，要与采购员进行分析，研究相关措施，务求促进问题的解决。同时将情况汇报公司董事长（或指定管理人）。采购合同签订后，采购员应在计划入货的前2天对供应商的交货情况进行详细了解，发现问题要求供应商及时予以纠正，以确保物料的正常供应。计划入货期间，采购员每天要对所采购物料的进仓情况进行监控，检查各采购物料的到货及计划的执行情况，并在每天上午10时前把经过主管审核的《采购进度表》报送指定人员。对供应商未能按计划供货的，要督促供应商限期补送。对供应商经常未能及时供货的，及时采取措施积极跟进，并及时向主管汇报相关情况。对货仓、品检等部门发现物料缺损或质量的问题，要及时向供应商交涉，提出及时返工、补货等处理意见，力争在计划的生产时间内处理完毕。采购主管要积极帮助和指导采购员解决采购过程出现的问题，争取在部门的共同协助下把问题解决。采购员对所采购的物料能具体明确到那一张订单使用的，所采购的物料的《采购单》订单编号只能以下发的编号为唯一的标准编号，不能自行再另编制其他订单编号。不能明确到具体订单的物料《采购单》则按年加顺序号进行编制订单号。采购员应及时将供需双方签署的《采购单》复印一份交仓库核对入料情况。为有效地监控各订单的物料进仓情况，采购员应要求供应商必须按我厂的订单编号及订单上指定的物料名称和规格填制送货单。仓库人员收货时必须核对送货单上的订单编号、物料名称规格及数量与采购员交来的《采购单》内容是否一致。若发现有不符合我厂规定的应要求供应商按规定改正后方能予以签收。仓库及品检人员对在当天入仓的物料应尽量在当天清点检验完，并在送货单上注明实收数量及不良品数量，于次日上午时前将已收妥的送货单分别交采购员和统计员记录。当天入仓未能在当天清点检验完的，必须在次日安排尽快清点检验完。要求仓库及品检部要注意配合并安排好人员保证入料工作的顺利进行。特殊情况不能按时完成的，须向厂部书面报告并说明原因。仓库指定人员要结合生产的进度情况和物料的入库情况，每日下班前配齐次日准备发给生产部门的物料，并按订单编号正确填列各种物料名称、规格和数量。次日上午生产部门的领料员要检查核实各种物料名称、规格和数量是否对应所属的订单后签字确认领用。仓库人员要于领料当日下午上班时将已发的领料单交统计员进行记录。因各种原因造成物料报废须再次申领物料的，领料部门要写明原因报经老板同意签字后方能发放，并通知采购员及时进行补购物料。采购员在补购物料时应确定为补那个订单编号的物料，并在编制补料订单编号时注明补原某某订单。本规定自月日起执行。请各部门和相关人员做好密切配合，以尽快做好规范管理。对执行落实工作不到位的部门和人员，公司将按有关管理办法予以相应的处罚。