案例一、秘书工作环境的涵义和特点二.秘书工作的宏观环境和中观环境三、秘书工作的微观环境四、微观环境对秘书工作的影响五、秘书办公环境的设计和管理办公室的空间设计开放式办公场地又叫自由式的聚集办公室。其特点有：⑴没有个人办公室，工作空间的位置通过安排可活动的物件来确定；⑵每次进行工作间布局规划时，并不考虑窗户或其它常规结构的限制，而是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的；⑶工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务，而不是由他们的位置来确定的，如高级管理人员可以有较大的办公室及不同颜色，不同形状的办公桌，除此以外，几乎没有可以看得见的等级标志。开放式办公室有以下优点：⑴降低能源成本和建筑成本；⑵减少占地面积；⑶降低了重新布局的成本；⑷由于拆除了办公室的隔屏，管理者与被管理者的交往障碍减少了这有利于排除心理障碍。办公用房配置国家标准办公环境的管理安全环境管理方法案例分析（任务的完成）（4）接待室、会客室应设在近楼梯口的地方，方便客人进出；（5）如果采用开放式的办公室布局，中央区域可作为市场部的业务处理区，彼此间可采用1米左右高度的屏风分隔，座位的朝向应统一朝向大门，或分成若干排，双向而坐；（6）秘书的位置则在上司办公室门外一侧，起守护挡驾作用。（7）办公区域采用直线式条块组合，便于控制和监督。（8）生产部稍远离公共办公场所，应有专门的生产区。案例一、接听与拨打电话的原则与基本要求二、过滤电话的注意事项和基本要求3.过滤恐吓电话有些人为了某种目的，经常会使用威胁的办法给相关组织打恐吓电话，提出的条件也不尽相同，口气也有轻有重，但大部分的恐吓电话都与经济利益有关系。4.过滤唠叨电话秘书在过滤电话时，经常接一些“长舌妇式”的唠叨电话，如何应对这类电话，一般多采用善意的谎言法。5.过滤代接电话代接电话有三种：一是领导不在时秘书代为处理。二是代接电话时领导不能马上接电话，要让客人等一两分钟。三是领导在办公室，秘书为领导过滤电话。三、接听与拔打电话的程序案例分析（任务的完成）案例一、日程安排及其内容二、日程安排的基本要求三、日程安排的形式及注意事项四、日志的系统五、印章管理和使用案例分析（任务的完成）案例二、如何做好值班工作3、做好值班记录。一是记好值班电话记录，二是做好接待记录。4、加强安全保卫工作。值班人员一方面要做好机关的安全保卫工作，如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导和公安、保卫部门报告；另一方面还应有保密意识，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄露机关秘密，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅。三、突发事件的含义和种类四、处理突发事件的原则3、公开透明，坦诚面对公众一旦发生突发事件，无论其是何种性质，无论事件多么严重，发生事故访都不能封锁消息，贻误事件处理控制的良机，否则对发生事故的企业组织的形象是极大损害。4、重塑形象，化被动为主动企业出现突发事件后，危机处理者要痛定思痛，尽可能地消除危机的不良影响，将危机的负面影响控制在最小范围内。同时善于化险为夷，化被动为主动，置之死地而后生。五、突发事件预防处理的要求和措施（三）应对措施1、启动应急预案，各就各位。2、及早发现，控制现场，马上报告。3、成立突发事件应对处理指挥中心。4、控制源头，防止事态恶性发展。5、召开新闻发布会，公布过程和处理结果。案例分析（任务的完成）案例会见与会谈首先要确定议题和明确目标，收集信息和分析双方材料，确定参加人员，双方要协商好时间、地点，然后要布置好座位。在现代社会中，会面应事先约定，这是讲究社交礼节、注重工作效率的表现。为上司安排约会是办公室事务中的一项常规性的工作。』二、会谈安排的一般方法三、会谈的工作程序6、会见会谈场所安排7、迎送及合影会见、会谈时，主人应提前到达，并在门前迎接客人。主人可以在大楼正门口迎候，也可以在接见厅、会见室门口迎候。如主人不到大门口迎候，应由工作人员在大楼门口迎候客人，并引入会见厅。会见、会谈结束后，主人应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去。8、翻译、记录及服务9、记者采访管理10、整理文件并归档11、安排签字仪式案例分析（任务的完成）案例：一、旅行计划的内容、旅行日志表的格式要求与内容3、交通工具（了解领导习惯）一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动中使用的交通工具。这要求秘书了解这方面知识，如识别火车种类等。4、具体事项一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。5、备注记载提醒上司注意的事项，诸如抵达目的地需要中转、中转站名称、休息时间、飞机起飞时间，或需要中转时转机机场名称、时间，为旅客提供的特殊服务、或开展活动及就餐时要注