会议预算,真正操作好一个会议,从筹划开始,到具体操作并落实每一个细节,其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议,因为各方面关系熟一些,可能操作起来会比较顺利,如果是在外地举办会议,那么会议操作的难度会提高,很多因素是您无法预料和控制的。1、工作量大,涉及面广,事无巨细,亲历亲为,会议执行人员需耗费大量体力和脑力。2、由于会议形式多样,不是每一个会议执行人员都经验丰富,需要相关人士的指点。3、由于要与不少相关单位(酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等)发生联系,就某一问题进行谈判,达成利益合作,势必牵扯到付款问题,这样会产生多头付款现象,对财务操作带来不便。会议预算财务目标的工具1.制定财务目标财务目标必须与公司和项目的总目标相一致。有些时候,项目目标是信誉目标而不是赢利目标。(如:年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担,根本不是期望从中赚钱或是压缩开支。)另一些时候,项目的核心财务目标是为了赢利。(如:面向公众的培训班和展览会,必须赚到钱。)2.制定预算预算是协助你实现财务目标的一个工具。预算中的费用有两类:固定费用:它不随着活动的参加人数而变动,即使实际收益少与预期收益时,固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。在筹划活动过程中,同各方面谈判协商时,必须考虑你所编制的费用预算。在合同即将签定时,问问自己留了多大余地应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况。确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这笔钱。可变费用:它是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。会议、会务服务项目1、及时准确提供酒店、大小交通(机票、火车票)、旅游信息,针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价2、如果您需要亲临现场考察,我们会有专人协助您的工作。3、执行双方确认的协议条款,在保证您所需的服务的前提下,保护双方的合法权益。4、提供会议签到台,并有专人协助会务组分发资料,办理相关入住手续。5、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。6、参会代表离店前,有专人协助办理离店手续节省大家时间,同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。7、会议期间,根据具体情况,适时提供会务人员部分免费房(1--2间)。8、免费给会议重要领导住房赠送鲜花和??果。9、协助会务组布置会场和绿化10、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动,我们能为您安排最好的节目与演员、乐手,提升现场气氛。11、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。12、根据实际情况,提供收费/免费机场、火车站接送服务,如有参会者需提前返程,可在会堂一角设返程机票预定。13、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品,我们会提供必要的服务及信息,并协助您采购。14、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动,我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆,同时报给您一个合适公道的价格。15、公关礼仪:礼仪小姐(现场礼仪接待,派???资料,形象展示)文艺演出(专业表演团,可挑选节目)空飘(氢气球充气、升空)花篮(大、中、小号订做)主持人(男、女均可)签到笔薄(专业用品)摄影摄像(专业摄影公司、专业摄影师)16、印刷设计:很多文字性的宣传资料,由于量大不便携带,我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作;?意见调查表格;相关资料的打字、复印、印刷;?彩旗的制作;?背景牌:有材料做夹板,进口萤光纸;17、物品运输:会议中若是需要很多相应物品和设备的,我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。小件展品运输:展柜,展桌,椅子,小型设备,小件货物的运送;大件展品运输:大型器械,大件物品的运送;特种展品运输:化学用品,医药用品以及复杂物品的运送;远程展品运输:远距离的展品运送;参展资料运输:宣传资料,印刷品,纪念礼品的运送;贵重展品运输:电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。18、物品配送:酒水食品:如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品,我方可代购办公用品:代办会议期间,会务组所需的办公用品纪念礼品:提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务湖南民族服饰:参会嘉宾若能身着统一、最具特色的湖南民族服饰,会对外界(其他人群)产生一种特殊的感觉与影响旅行袋:印有主办方指定的图案和文字的旅行袋,除能帮助参会嘉宾装载物品外,更多一份纪念意义笔记本:特殊纪念意义的笔记本,能让客户铭记本次活动与会议主办方19、翻译服务:中英对译口译中日对译笔译中韩对译笔译?中俄对译口译20、订票服务:代订各大航空公司及相应各