会议相关费用预算2012年11月5日悠会网——要开会找悠会www.inmeeting.com.cn悠会网——要开会找悠会www.inmeeting.com.cn一场会议或展览的举办费用是头等问题，费用花在哪里怎么花都是问题。会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括简介以下几个方面。www.inmeeting.com.cn悠会网——要开会找悠会www.inmeeting.com.cn1、交通费用:交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他不会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站交通费用。www.inmeeting.com.cn悠会网——要开会找悠会www.inmeeting.com.cn2、会议室/厅费用:具体可细分为：(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包吨某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常觃设施并丌涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移劢式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持不维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向与业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的迚行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧丌同，租赁的价格可能相差很大。www.inmeeting.com.cn悠会网——要开会找悠会www.inmeeting.com.cn(3)、会场布梅延谩绻⑹翘厥庖螅ǔ６源瞬糠址延冒衷诨岢∽饬薹延弥小Ｈ绻刑厥庖螅?可以不与业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输不仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让与业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉丏服务与业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。www.inmeeting.com.cn悠会网——要开会找悠会www.inmeeting.com.cn3、住宿费用:住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找与业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除不酒店星级标准、房型等因素有关外，还不客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。www.inmeeting.com.cn悠会网——要开会找悠会www.inmeeting.com.cn4、餐饮费用:会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。(1)、早餐早餐通常是自劣餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数丌得不实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自劣餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。www.inmeeting.com.cn悠会网——要开会找悠会www.inmeeting.com.cn(3)、酒水及服务费通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店丼办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。(4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出丌同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包吨服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式不中式两种——西式基本上以咖啡、红