编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第页共NUMPAGES35页第PAGE\*MERGEFORMAT35页共NUMPAGES\*MERGEFORMAT35页时代大厦物业管理公司行政作业指点书时代大厦物业管理无限公司行政管理作业指点书★文件、材料管理制度编号：Q/PH—WD01—02A版0次修正1目的规定本公司文件材料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动和适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及材料保管和外来文件的管理。职责3.1各本能机能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。3.3办公室负责文件发放、存档、材料保管和文件的处理。3.4办公室主任主管文件、材料管理工作的控制。相关文件《文件控制程序》Q/PH—QP—4.2.3《质量记录控制程序》Q/PH—QP—4.2.4工作程序和管理办法5.1文件的产生5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。5.1.2总经理助理对文件进行审核。5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。5.2文件、材料的类别5.2.1受控文件a)内业材料；b）图纸材料；c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件；在质量体系中援用的法律、法规和外来文件；与服务过程有关的合同协议；业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体履行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。管理与控制具体履行[文件控制程序]（Q/PH—QP—4.2.3）。5.2.2非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：内行文、外行文:1时代大厦物业管理无限公司行政管理作业指点书★文件、材料管理制度编号：Q/PH—WD01—02A版0次修正b)未被质量体系援用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系援用的法律法规:4e)行业标准性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑储存:75.3文件、材料目录的索引号X—X.X—XX文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码5.4文件、材料归档与管理5.4.1各本能机能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。5.4.2办公室负责文件、材料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的材料均属保密性文件。5.4.3办公室负责对文件、材料的管理和保护，文件、材料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、材料要及时存档，并建立[存档备案材料目录]（QR—WD01—02—02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、材料时易于识别和检索，便于对文件材料的保管。5.5文件、材料的发放5.5.1文件应按各本能机能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR—WD01—02—03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。5.6文件材料的调用、借阅与归还5.6.1借阅者应在[文件、材料借阅登记表]（QR—WD01—02—04）上详细注明文件、材料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续5.6.2借阅的文件、材料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。5.6.3借阅的文件、材料归还时，办公室应对文件材料是否完好进行检查，若文件、材料受损的，借阅者应阐述受损缘由，并在[文件、材料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为要素酿成的应清查当事人的责任。4机密性文件的调用与借阅规定时代大厦物业管理无限公司行政管理作业指点书第二章★文件、材料管理制度编号：Q/PH—WD01—02A版0次修正a)A级机密文件材料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。b)B级机密文件材料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。c)C级机密文件材料：内业材料和技术性图纸材料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责