公文管理办法第一章总则第一条为使各公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。第二条公司的公文，是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律法规、企业秘密的管理规章和其他有关规定，确保公司秘密的安全。第五条各公司的行政部门是公文处理的管理机构，主管本公司的公文处理工作并指导其他职能部门的公文处理工作。第二章公文种类第六条公司的公文种类主要有：（一）命令（令）：适用于依照法律公布企业各项管理规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级公司（或部门）不适当的决定事项。（三）公告：适用于向全体员工或公司外部宣布重要事项或者法定事项。（四）通告：适用于公布公司各部门或全体员工应当遵守或者周知的事项。（五）通知：适用于批转下级公司（或部门）的公文，转发上级公司（或部门）和不相隶属公司（或部门）的公文，传达要求下级公司（或部门）办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）报告：适用于向上级公司（或部门）汇报工作，反映情况，答复上级公司（或部门）的询问。（八）请示：适用于向上级公司（或部门）请求指示、批准。（九）批复：适用于答复下级公司（或部门）的请示事项。（十）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十一）函：适用于不相隶属公司（或部门）之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第七条本集团公文行文分成企业行政行文和质量管理体系行文两个系统，凡是质量管理体系（目前包括ISO9000和ISO14000两个体系）质量手册规定的管理范围，如需行文按照其文件控制程序规定执行，否则按照企业行政行文的管理要求执行。第八条企业行政行文的文件一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。相关标识办法根据《宁波XXXX集团企业秘密保护条例》规定执行。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）发文公司标识应当使用发文公司全称或者规范化简称；联合行文，主办公司排列在前。（四）发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文，只标明主办公司发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文公司。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送公司（或部门）指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办公司加盖印章；联合下发的公文，发文公司都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发公司负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级公司的要求标注主题词。（十三）抄送公司（或部门）指除主送公司（或部门）外需要执行或知晓公文的其他公司（或部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左至右横写、横排。第九条各公司企业行政行文的发文字号，按以下原则处理：（一）集团总部的发文字号中的公司代字为“XXX集”。（二）宁波各子公司的发文字号中的公司代字如下：浙江XX电子科技股份有限公司为“浙XXX电”；宁波X塑胶有限公司为“甬XX塑”；宁波XX进出口有限公司为“甬XX进”；宁波XX精密机械制造有限公司为“甬XX机”；宁波XXX网络通信有限公司为“XXXX”；宁波XXX国际贸易有限公司为“甬XXXX”。以后宁波新增子公司按照以上原则编排。（三）外地子公司的发文字号中的公司代字组成原则：以公司字号中的省或市的简称加上“XX”。如山东XX科技有限公司为“鲁-XXX”，成都XXX有限公司为