印章管理办法文档修订记录：完成日期文件状态版本号简要说明2003-05-16初始发布V1.0初始起草2010-11-23更新稿V2.0由法务部主持，对管理办法进行了全面修改1目的为了规范公司印章的管理和使用，降低运营风险，特制定本办法。2范围本办法适用于XX公司（以下简称公司）、分公司、全资子公司。控股公司和参股公司参照本办法进行管理。3定义与缩略语3.1定义3.1.1公司印章主要包括：公章；合同章；财务章：如财务专用章、发票专用章、海关报关专用章；公司特殊人名章：如法定代表人人名章、财务负责人人名章；公司部门名章：如人力资源部章、法务部章；公司特定组织机构章：如工会委员会章、党委/党支部章。3.1.2印章管理部门是指经公司指派负责印章的保管和使用管理的部门。3.1.3印章管理人是指由印章管理部门指定负责印章日常保管和使用管理的人员。3.1.4外借期间印章持有人是指印章外借期间，经指定唯一保管和使用印章的人员（以下简称持印人）。3.2缩略语无4原则归口保管原则审批登记原则印章管理权责一致原则5内容5.1印章的刻制5.1.1因公司设立、名称变更，印章磨损、新增等原因，需要刻制印章的，由相关部门提出申请，经总经理批准，由公司综合部办理印章刻制事宜。5.1.2如需进行印鉴备案登记的，由综合部负责履行有关备案手续。5.1.3未经审批擅自刻制印章的，视情节对相关人员处以通报批评至解除劳动关系的处罚，情节严重者，公司将追究相应的法律责任。5.2印章的保管5.2.1公司公章和合同章为公司级别印章，由综合部统一保管和使用。根据公司业务实际情况，综合部可将合同章委托营销中心和供应链管理中心托管，托管部门指定专人对合同章进行保管和使用，视同综合部履行印章保管职责，合同章按照合同管理审批规定使用。5.2.2子公司公章和合同章为公司级别印章，由子公司保管和使用。总经理作为第一责任人，对子公司公章和合同章的保管和使用承担责任。子公司公章和合同章管理应严格参照公司的管控要求，确保专人保管、用印文件经审批、用印文件有记录、原件去向有备案、重要文件有存档。与公司在同一地点办公的子公司，可将公章委托公司综合部托管。5.2.3分公司公章和合同章由各分公司保管和使用。分公司总经理作为第一责任人，对分公司公章和合同章的保管和使用承担责任。分公司公章和合同章管理应严格参照公司的管控要求，确保专人保管、用印文件经审批、用印文件有记录、原件去向有备案、重要文件有存档。5.2.4财务专用章和特殊人名章主要由财务部保管和使用。财务部负责人作为第一责任人，对财务专用章和特殊人名章的保管和使用承担责任。财务部应根据业务实际情况，建立部门内部印章管理制度，严格保管、规范使用。5.2.5部门名章由各部门自行保管和使用。各部门负责人作为第一责任人，对部门名章的保管和使用承担责任。未经公司审批同意，任何部门不得超出部门职权使用部门名章，严禁以部门名章代表公司对外签订合同或对公司的权利义务进行许诺。5.2.6特定组织机构章由公司特定机构、社团组织负责人保管和使用。各机构和团体组织应制定自身的印章使用规范，进行严格管理，原则上公司不进行干涉。5.2.7各分、子公司其他印章由分、子公司总经理或总经理指定专人保管和使用，总经理为第一责任人。5.3公司级别印章的使用5.3.1公司级别印章是指能够代表公司，对公司具有法律意义的印章，一般指公章和合同章。合同章的使用应严格遵循公司合同管理办法，如合同管理办法未予明确的，参照本章规定。5.3.2用印申请必须经一级部门负责人审批同意，印章管理人方可用印，一级部门负责人对审批用印的文件负责。以下情况，审批程序例外：5.3.2.1各部门例行盖章的格式文件经一级部门负责人同意，可列入《登记用章文件列表》。列入列表的文件需用印的，申请人向印章管理人进行书面登记后，可直接用印。5.3.2.2经公司总经理和董事长签字的文件，视为已经审批同意，经书面登记后，可直接用印。5.3.2.3因主管领导出差等原因无法办理用印审批的，申请人应填写“事后审批”事由，由印章管理人向申请人主管领导沟通确认同意后用印，申请人主管领导于事后完成补签程序。5.3.3用印文件含有公司担保、保证、承诺、授权等涉及公司权利义务内容的，用印文件应提交法务部审批同意。5.3.4印章管理人对已经审批同意的用印申请，需严格核对用印文件和报批同意的文件，如有异常，印章管理人有权暂停用印。5.3.5印章管理人应定期对Notes系统中申请用印的文件进行存档。用印申请人应严格按照报批用途使用文件，含有公司担保、保证、承诺、授权等涉及公司权利义务内容的文件，申请人必须复印存档（符合公司文档管理要