工程档案管理办法（拟稿）1总则为规范公司工程档案的管理和利用，做好工程建设过程中形成的各种资料、图纸、原始记录等各种管理和技术资料的收集和整理，确保工程档案的真实性、完整性和有效性。结合本公司情况，特制定本办法。2职责2.1工程技术部设立档案管理员，主要履行职责：收集、整理、归档工程项目开工到竣工的具有保存价值的各种载体的文件、资料、图纸等。2.2工程技术部是工程档案的归口管理部门，项目经理是各项目工程资料的第一责任人，平时应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。2.3项目部资料员应及时向工程技术部移交各类具有保存价值的工程档案。3归档范围从工程项目开工到竣工所有与工程有关的，具有保存价值的各种资料、图纸、签证变更、施工照片、施工日志、安全日志、会议纪要等。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。4档案保密制度4.1档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。4.2凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。4.3凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。4.4对确已无保存价值的工程档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。5工程资料的整理和移交5.1工程项目完工后，项目经理负责督促资料员，及时向公司档案管理人员按要求整理移交成品的工程资料。5.2项目部在资料整理完成后，需将拟移交资料清单及时上报至工程技术部（含电子版），由工程技术部审查无误后方可移交。5.3项目部应保证按业主要求及时递交竣工资料。5.4项目部移交资料须办理移交手续，经签收人签字盖单后上交一份至工程技术部备案，作为资料移交凭据。6工程档案的保管6.1及时将收集的文件、资料、图纸等，整理分类，编写目录并存档。在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。6.2归档的文件材料要完整、系统、准确。6.3档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。6.4做好档案的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作。6.5保存的工程档案每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。7工程档案的借阅7.1工程档案管理员按照阅档批准权限办理手续后借出档案。7.2工程资料借出后7日内归还,施工图纸15日内归还，技术书籍30日内归还,如需长期使用者,须归还后办理续借手续。7.3查阅档案时，严禁吸烟。所有档案不得随意折叠或拆散,严禁对档案随意更改,涂写。7.4允许复印的档案，应在登记时注明复印的名称和份数。7.5对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。7.6原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。7.7借出和归还档案时应办理清点、登记手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚，如有丢失、损坏，不得隐瞒不报，应立即写出书面报告，并按情节追究当事人责任。8附则8.1本办法由工程技术部负责解释。8.2本办法自发布之日起实施。附件：档案移交（接收）登记表