第四章经济数据管理4.1.1建立数据清单Excel将工作表中一系列连续单元格的数据集合组成一个数据清单。数据清单实际上也是一个工作表，但有不同于一般工作表的特点。建立数据清单必须符合以下要求。1、在—个工作表上只建立一个数据清单。因为数据清单的排序、筛选等功能一次只能在—个工作表的一个数据清单中使用。2、在工作表上如果还有其他数字，至少要用一个空行和一个空列与数据清单隔开，以利于数据清单各项功能的操作。3、在数据清单中不要放置空行或空列，关键数据不要放在数据清单的两侧。4、本数据清单的第一行设置列标志(字段名)，用以查找和组织数据，并创建报告。5、在列标志与各行记录之间要用边框直线分开(不能用点划线)，标志所用字体、对齐方式等应与各行记录有所区别。6、同一列中各行数据的性质和格式类型应当相同，在单元格的开始处(数据清单的左上角)不要有多余的空格。4.1.2用记录单添加、查找、修改和删除记录将“单据号”分3段：前4位是11月22日，中间2位是4号收银员，后4位是售出商品的顺序号。“类别”栏前2位是商品大类，01是粮油副食，02是日用百货。后2位是商品中类，其中，0101是调料，0102是米面，0103是熟食，0104是小食品，0106是酒水，0107是营养品，0108是干货，0110是鱼肉菜，0201是化妆品，0202是保沽品。在此数据清单上可进行以下几项操作。1、添加记录选择“数据”菜单中的“记录单”选项，单击其中的“新建”按钮，字段名后面的框变成空白，可输入新记录的各项数据(按Tab键可移至下一字段继续输入，按Shift+Tab键可返回上一字段)。输入完毕，回车确认，新添的记录即自动接续在数据清单的下面，并显示出下一个空白记录单。如果单击“关闭”按钮，则在添加新记录的同时可关闭记录单。在关闭记录单之前，如要撤销新记录，可单击对话框右侧的“还原”按钮，字段后面的框又变成空白。2、查找记录使用记录单中“条件”按钮。在其中设置一个或多个搜索条件。还可以将通配符或比较运算符列入搜索条件。例如，在“姓名”字段后面的框中输入“张?”或“张*”，即可找出一个或多个张姓人名的记录。在“工资”字段后而的框中输入“<1000”或“>1000”，即可找出小于1000元或大于l000元的记录。如需重新设置搜索条件，可先单击“清除”按钮(此时“删除”按钮变为“清除”)，再行设置。如要退出搜索，可单击“记录单”按钮，即返回原来的记录单。3、修改记录按上述方法找到要修改的记录后．可直接修改各字段后面框中的数据。修改完毕，回车确认，将更新记录，并移至下一记录。如果单击“关闭”按钮，在更新记录的同时司关闭记录单。4、删除记录4.1.3隐藏和显示字段4.1.3.1隐藏/显示字段使用菜单中“数据/组及分级显示/组合”命令。4.1.3.2清除隐藏选择使用菜单中“数据/组及分级显示/清除分级显示”命令。4.1.3.3隐藏行4.1.3.4隐藏行和列4.1.4数据排序对数据清单中的数据进行排序，可以更清楚地看出这些数据的内涵。“升序”排列是将表中记录按一个或几个字段以从小到大的顺序排列表中记录的一种方法。这种排列用于数字是完全按其大小来排列，用于字符则是按字母顺序来排序(由A~Z)，用于汉字(或全角字符)则按其国标码来排序的。“降序”排列则与“升序”排列相反，是将表中记录按一个或几个字段以从大到小的)顺序排列。4.1.4.2汉字排序系统默认的英文排序顺序是按字母的升序(即A-Z)排序。系统默认的汉字排序顺序是按汉字的拼音字母的升序（即“递增”）排序。可以按汉字笔画排序排列数据顺序。4.1.4.3按行排序4.1.4.4多关键宇排序用菜单命令操作还需注意，在“排序”对话框的“当前数据清单”项下列有“有标题行”和“没有标题行”两个选项。如果选定的排序对象包括字段名称，可选择“有标题行”，在关键字框中将列出各字段的名称：如果选定的排序对象不包括字段名称，应选择“没有标题行”，在关键字框中将列出字段的行列号。4.1.5筛选数据为了进—步考察数据清单中的数据，还可以利用Excel的筛选功能，将符合要求的数据集中在一起，不符合要求的数据隐藏起来。使用筛选功能，可先单击数据清单中任—单元格，再单击“数据”菜单中的“筛选”项，打开筛选子菜单，其中包括“自动筛选”和“高级筛选”两项。4.1.5.1自动筛选使用“数据/筛选/自动筛选”命令4.1.5.2高级筛选自动筛选只能适应比较简单的要求，如果需要指定的条件较多，就必须使用高级筛选。在使用高级筛选之前，需先设置指定的条件区域，通常是将条件区域放在数据清单的下边(可以不改动数据清单的位