公务接待管理办法1总则1.1为加强公司公务接待工作管理，明确接待职责，规范接待程序和标准，提高接待水平和服务质量，塑造公司对外整体形象，特制定本办法。1.2本办法所称公务是指会议、考察调研、学习交流、检查指导、公共关系活动等；接待是指提供交通、住宿、用餐、购票、陪同等方面的安排。1.3公司公务接待工作立足于服从、服务于企业中心工作和总体目标，遵循“平等对口、热情周到、勤俭节约、安全保密”的原则。2职责2.1公司综合管理部为公司公务接待管理的职能部门，负责接待工作计划的制订，接待活动的组织安排、联系协调，接待费用的结算和管理等；公司资产财务部负责提出部门接待费用总量标准，以及接待费用开支报销、审核管理等；公司相关部门、子公司协助做好有关接待工作。3管理内容3.1接待原则3.1.1接待范围：3.1.1.1接待上级部门、兄弟单位、业务关联企、事业各级领导和股东方代表、董事会（监事会）成员。3.1.1.2接待和安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。3.1.1.3公司主办的会议及承办国投机关及政府部门委托公司筹办大型会议。3.1.1.4开展公共关系工作，协调外部环境。3.1.1.5其它。3.2接待管理3.2.1公司接待工作遵循统一领导、规范程序、分工负责、对口接待、密切协作、费用分担原则。综合管理部负责接待工作的统一管理，按照公司要求对业务招待费实行总额控制；接待分为公司接待和部门（子公司）接待两层。3.2.2公司接待是指公司领导对外接待或指示综合管理部完成的接待任务，公司接待由综合管理部独立承办或协办；部门（子公司）接待是指公司各部门（子公司）因业务往来、业务需要而自行安排的对外接待任务。公司接待费用统一在综合管理部接待费中列支；部门（子公司）接待其费用在每年核定的部门（子公司）年度业务接待费用额度内列支。3.2.3对于大型、涉及多个部门业务的，或其它特殊及较为重要的接待任务，由综合管理部根据实际情况，负责确定主办部门、协办与配合部门，并做好各部门间的联系协调工作。此类接待任务的接待费用按公司接待处理。公司接待与部门接待以及子公司接待的界定不明确的，由公司领导界定。3.2.4公司接待实行接（招）待定点制度，定点协议宾馆、酒店由综合管理部通过市场竞争谈判、协商比选等方式确定，并实施动态管理，原则上一年一定。3.2.5公司各部门（子公司）非特殊接（招）待应安排在公司定点宾馆、酒店。确需在定点外宾馆、酒店接（招）待客人，事前应征得公司综合管理部同意或公司主要领导批准。公司在定点接待协议宾馆（酒店）签单人员为公司总经理或总经理授权人、综合管理部经理；子公司为子公司总经理。3.3基本程序要求3.3.1相关部门接到一般接待任务后应填写《接待申请单》，经部门负责人、公司分管领导签署意见后及时将接待对象、时间及有关要求在客人到达四小时前报送综合管理部。综合管理部审核后，根据业务性质、来客职级等，分类别按标准安排接待。3.3.2有关部门、子公司在准备大型或者重要接待活动时，应将接待预案和费用预算事先通报公司综合管理部，并呈分管领导审批后由综合管理部按大型接待管理要求协助做好相关接待安排。3.3.3有关部门应根据综合管理部统一安排，做好或配合做好汇报材料印制、现场考察、食宿、接送和车辆安排等准备工作。3.3.4公司接待工作要建立接待登记管理制度，对重要的来宾通过设立接待登记卡，详细记载其爱好、兴趣与特点等。接待卡的填写与保管，由综合管理部负责。3.3.5各类接待活动完成后，要将费用向综合管理部登记备案（日期、主办部门、接待单位、费用总额、签批人等）；费用登记备案后，通常应在一周内进行相关费用结算与报销。3.4经费管理3.4.1接待经费指用于公务接待中所发生的费用，包括餐饮、考察、参观、文化活动及购买必要的纪念品等费用。3.4.2公司接待经费实行预算制。每年年初由公司预算管理委员会根据当年工作任务等因素提出年度开支总额建议数及各部门接待费用控制建议数，经公司研究批准后，形成年度接待费用预算总额，下达各部门（子公司）；各部门（子公司）根据年度预算，结合实际制定季度接待经费开支计划。3.4.3部门接待费用由各部门在公司核定的控制额度内支配使用，经部门领导签字、综合管理部备案并公司分管领导审核后，报公司总经理或总经理授权人审批后报销。子公司公务接待费用根据公司经济考核办法，在核定的控制额度内支配使用，经子公司审批、公司资产财务部门核实后报销