一、招标准备工作招标是最能体现公平竞争的一种采购方式。完整的招标采购，应涉及招标、投标、开标、评标和定标五个阶段，其中开标是招标采购过程中的一个重要阶段，承接着招标、投标与评标、定标，在招标、投标之后，就要组织开标，开标之后，就要组织评标、定标，开标是否顺利，直接影响到招标、投标的继续进行，也直接决定着评标、定标的顺利完毕。而开标能否顺利进行，起决定作用的就是开标前的准备工作。准备工作充足、细致，开标才干顺利进行；否则，开标将会受到影响，进而会影响到后面的评标和定标，以至于整个招标采购活动都要受到影响。从这个意义上来说，开标的前期准备工作相称重要。在开标前，应准备一系列文献材料，以备开标时之用。这些文献材料重要涉及在招标阶段、投标阶段所形成的文献材料和开标阶段、评标阶段以及定标阶段需要使用的文献材料。由于招标采购过程是以法定方式和程序进行的，其中各个阶段所使用的文献材料都应当便于查阅和使用，因而所有的文献资料都必须以书面形式准备并提供。根据开标需要，应准备以下几类文献资料：（一）招标阶段所形成的文献材料。在招标阶段，由于要编制、发售招标文献等，在这些项工作进行过程中，会形成与招标采购有关的一系列文献、材料等书面资料，而这些资料在开标、评标过程中将要被用到，因此在开标前有必要对这些文献、材料进行整理、归集，形成招标文献资料。一般来说，根据招标阶段的几个工作环节，招标文献材料重要有：招标文献编制过程中所形成的资料和招标文献发售过程中所形成的文献材料。其中，招标文献编制过程中所形成的文献材料重要涉及采购人委托项目时所提交的与项目有关的资料，招标采购机构在组织项目实行前所编制的采购方案和所归集的项目资料，在编制招标文献时对项目的分析论证资料，招标文献底稿以及正式的招标文献。招标文献发售过程中所形成的文献资料，重要涉及招标公告信息发布资料，响应招标项目的供应商信息，供应商提交的资格证明文献材料，对供应商进行资格审查时的书面记录及其相关资料，经审查资格合格的供应商名单和资格不合格供应商名单及其理由说明和文献证明材料，资格审查工作底稿，招标文献发售记录，组织供应商进行现场勘察及对项目解释答疑记录，供应商对招标文献有关内容提出的书面询问，招标组织机构因对招标文献进行修改、澄清、补正所形成的补充招标文献等。值得注意的是，有关招标文献的发售记录，特别是购买了招标文献的供应商名单要在一定范围内和一定期期内相对保密，以防有也许参与投标的供应商信息泄露。（二）投标阶段所形成的文献材料。招标阶段之后，所要进行的是投标，即投标供应商编制投标文献并向招标组织机构递交投标文献。在这个过程中，由于投标供应商对招标文献的有关内容有疑问而需要向招标组织机构提出书面询问，招标组织机构要对询问的有关内容作出书面答复；投标供应商要向招标组织机构递交投标文献、交纳投标保证金，招标组织机构要接受投标文献并向投标供应商出具签收证明等，这些工作，都需要有书面的文字记载，而这些书面的文字记载集中起来，就形成了投标阶段的文献材料。招标组织机构在开标前，必须注意收集这些文献材料，并进行归集整理，以备开标时之用。在这些文献材料中，最重要的就是投标供应商递交投标文献时的记录，供应商递交投标文献时的署名，招标组织机构在接受投标文献时的书面记录、向投标供应商出具的签收投标文献的证明、收取投标保证金的收据等。值得注意的是，在投标阶段，有关投标供应商递交投标文献的资料、记录等信息，应在一定范围内和一定期期内相对保密，特别是要对供应商提交的投标文献要妥为保管，以防投标文献遗失或者投标信息泄露。（三）开标所需要的文献材料。开标，有地方和机构称其为开标典礼，有些也称其为开标大会或开标会，不管叫什么，其形式都是按照招标文献的规定，以一种会议的方式公开举行，其程序都是法定的。在开标时，要公开宣读投标人的投标报价以及投标文献中的有关内容，宣布一些注意事项，并对评标、定标作出安排。在这个过程中，需要使用一些书面的、格式化的文献材料，这些文献材料都必须在开标前制作、准备完备。根据开标需要，这些书面、格式化的文献材料重要有：开标会场纪律，开标议程，监督人员和工作人员以及参与开标的领导和来宾以及其它有关人员名单，开标典礼主持词，工作人员职责及注意事项，投标人注意事项等；如有领导参与并需要领导发言，则还应为出席会议并发言的领导草拟准备发言稿；如有监督人员或者监证人员参与，则还应提前为他们准备监督或监证时所使用的相关文献材料。此外，还需要提前准备开标前到会人员的签到册，并为与会人员准备必要的书面文献、材料等。（四）评标过程所需要的文献材料。评标是在开标结束后进行的，一般情况下，开标结束之后，接着就要进行评标，开标与评标的两个阶段之间没有时间间隔，因此在开标前就要把评标时所需要的文献材料准备完备，以备评标之用。