巧用OFFICE提高财务工作效率李莹（广西出入境检验检疫局，广西南宁530028）[摘要]当代社会是信息化的社会，几乎所有的工作都可以跟计算机完美的结合。会计工作也不例外，应运而生的功能日益强大的财务软件就是很好的说明。但是，在会计日常工作中，还有很多的工作是现有的财务软件“爱莫能助”，需要人工去完成。那么有没有可以“投机取巧”省时省力的方法呢？笔者在日常工作中慢慢摸索，总结了一些巧用Office简化会计工作、大大提高工作效率的经验，期望能给会计同行们分享的同时也起到抛砖引玉的作用。[关键词]计算机会计工作效率自20世纪90年代以来，随着计算机技术的发展，也随着财务日常管理要求的提高，人们越来越多的将计算机和会计结合在一起，会计电算化将财务人员从大量重复、繁琐的手工记账、对账等工作中解脱出来，实现从事务财务到管理财务的转身。现有财务软件具有强大的查询和分析能力，大大提高了各单位的财会管理水平和经济效益。但是日常会计工作有很多工作是财务软件没有设定的，可是我们稍微的动动脑筋，利用现有的计算机自带的一些软件，是可以使会计繁琐工作得到大大简化，从而事半功倍。实例一.利用Excel实现快捷对账每个会计工作者都会碰上大量需要账表相核对的工作，如出纳帐与会计账核对，又财务账与银行提供的账表核对。刚工作时，笔者就曾看到会计前辈们，经常因为对账而犯愁。月初时候，从银行拿回一大叠的银行对账单，一笔一笔和会计登记的银行日记账进行核对。因为都是人工核对，远比不上用计算机检索来得简便快捷，一旦对不上，往往又得从头查找，大费周章。随着电子信息化的广泛应用，会计电算化系统向网络化、智能型发展，银行可以提供电子对账单，而使用财务软件的单位的会计账簿也是可以以Excel格式导出。这就为电子对账提供了先决条件。思考简化对账的过程是这样的：对账，首先是要将两张表的合计数相对，在有出入的情况下，应该是将帐表里的每一笔的金额对上。那么我们就会想到，为何不利用excel表格的排序功能，将两张基础表先排序，再核对，就可以比原来帐表的无序可循，核对起来要方便很多。再进一步简化人工，有出入的金额即不相等，那么，我们可以使用excel表格的一个相减公式，不为零即是有出入，那么我们又可以经过计算机简单的计算筛选，只需把两表金额相减不为零之处进行查找出处即可。有了上面的思路，利用Excel的对账的步骤就很显然了，第一步，保存原表，将原表复制成另一张表，开始进行加工。这一步的目的是，在今后加工出错以后可以有原始的备份数据，也方便查出问题放到原表中看会更清晰。第二步，将要对账的两表格式简化，即去掉一些合并单元格的格式设置。将一些跟对账无关的信息删除，使操作更简化。第三步，分别将两表按金额大小进行排序，注意排序的时候，跳出“排序警告”窗口，给出排序依据，要选择扩展排序区域而非以当前选定区域排序。这样排序出来的时候，金额和单位是一致的，不会乱。第四步，设定一个两表的金额相减的简单公式，将不为零的项目查找出来进行简单分析即可将账对好。当然在实践中，对账的快和准还是要结合会计人员对本单位业务的熟悉，才能迅速查找出原因，快速的对好账。笔者在实践中发现，只要有需要核对数字的地方，大多都可使用此法的原理，稍作变通即可。二、巧用计算机自带软件将外来账单“分部门”。笔者也曾在工作中碰上需要将外单位提供的账单，按本单位的要求的顺序归类汇总。比如一个大的单位有几百个电话，电话费是要纳入部门核算的。可是电信部门给的账单是不会按本单位的部门排好序的。如果人工分类的话，需要在电信部门的账单上将每一个电话产生的电话费寻找出在部门账中电话号码的位置，然后将金额填入。有时候好不容易填完了部门账，可是发现总数确对不上电信部门的账单总额，这时候也许只能选择再从第一个电话开始慢慢核对。这是一个漫长又很容易出错的过程。如果我们获得电信部门的电子账单，可以在access中，设定一张我们需要的按部门排序的表格，称为目的表，这里简称A表（如下图），电信提供的表格称为原始表，这里简称B表（如下图）。序号部门电话号码1网络运行费55141452财务部55141713人力资源部55144354开发部55144405业务部55152156销售部5515403A表业务号码月租费市话费本地网费新功能费长话费来电显示费电信信息费代收信息费话费优惠宽带费合计5515403355.21.5600000047.755141713500600000041.05515215351.70600000042.75514440358.811.5600000061.355141453502.5600000043.555144353540600000045.0B表第一步，启动Microsofeaccess；第二步，新建