2009年2月第五章基础数据管理学习目标本章主要内容5.1数据管理的重要性为什么数据是一个大问题?企业在没有上信息化之前使用手工方式进行管理。手工方式下的数据，主要是以部门为单位进行处理，部门之间用单据进行业务数据的流转，本部门内用台账进行数据记录与统计，月底通过对账保持部门内和部门之间数据一致。这种方式下，同样一个数据在不同部门内的记录格式不同，此外由于单据流转缓慢，在某一时间点上，同样的业务数据在不同部门不仅描述的内容可能不同，数据的结果也是不一致的。比如：销售部门掌握的库存数据与仓库管理员掌握的数据就可能不同财务部门掌握的数据与销售部门和仓库的数据又不相同。由于一种产品就可能出现多个部门多种数据的情况，那么企业内部的产品与零部件可能达到上千种，这样的管理方式产生数据不准确的比例该有多少！此外，企业内部管理方式不同，对数据的要求与统计口径不一致，数据冗余、不规范的情况比较多，手工环境下，有些不一致的情况经过人工的加工与处理可以达到一致，但这时所得到的数据已经在时间上滞后很多了，这就是手工管理的低效率之处。所以，如果问ERP实施的瓶颈是什么?会有相当多的人认为，在离散制造业，数据是成功实施ERP的严重瓶颈。为什么在其他的系统实施过程中，数据问题没有成为如此严重影响系统实施成功的关键问题呢？计算机辅助设计系统的应用为什么推广较快?同样因为除准备各种标准库以外(有时是供应商可以提供，或者可以买到)，数据准备量也不大。而ERP、特别是离散制造业的ERP系统中，企业数据是买不来的，不经过痛苦的数据准备过程根本运行不起来。实践表明，哪里的数据准备工作量大或者复杂，哪里的系统应用就不顺利，或者即使系统运行但很难取得预期的效果。目前数据问题已经成为ERP项目实施高失败率的主要原因之一。数据的及时性、准确性、一致性和完整性对ERP系统是至关重要的。及时指必须在规定的时间内进行数据的采集和处理，数据的产生与业务紧密相关，业务一旦进行，就要有数据记录，有些记录需要审核批准，这些必须在规定的时间内完成。准确是指数据与实际相符，避免或减少人为的错误，在关键环节需要增加系统对数据的检验和人工审核。一致指各部门的数据相同，通常要求数据的输入在业务的发生地进行，其他部门与人员无权对数据进行更改，对出现的错误要由出错的人更改。完整是指数据要满足企业各部门管理的需要，因此系统内的数据应当没有疏忽和遗漏。为了达到ERP系统对数据的要求，在ERP项目实施过程中采取必要的措施保证数据管理的质量是必要的，通常认为可以采取以下措施。（1）企业管理层对企业内部的“数据质量”给予高度重视，严肃对待。（2）建立数据管理岗位责任制，大企业应该有专门机构来制定企业数据的标准，中小企业也应当有专人负责，标准应充分考虑到ERP系统运行的需要。（3）及时将所制定的标准，以企业公文的形式发布，让相关人员了解，并方便执行。（4）培训员工，使每个人都对数据的重要性有充分的认识，对所经手的数据负责。（5）定期清理数据，调整相关业务流程和操作规程，清除垃圾数据和已经失效的数据。（6）采取相应的管理措施，对易出问题的数据所对应的实体如仓库物料给予特别的保证，如物料分类存放、购买相关的计量仪表等。数据管理不是只在系统实施阶段需要特别的关注，在系统运行阶段同样不能放松对数据的管理。通常在系统实施时，需要遵循必要的操作规程，在程序上保证数据质量。（1）控制重复数据，在上线前录入数据过程中，如果数据量比较大，需要控制重复数据，必要时单独编一个小程序，以自动控制重复的数据，同时还要同步检查。（2）锁定不允许修改的数据，某些数据是对实体进行描述的状态数据，比如对物料的描述数据、对业务岗位与权限的设定等，这些数据一旦确定，不能随意修改，所以将其锁定。（3）及时对账，尽早对账，因为越晚对账数据的差异越大，越难查找原因（4）业务处理与数据录入同步进行，系统运行后，要从管理上严格要求业务处理与数据录入同步进行，数据录入应在业务发生地点完成，不能积压单据一次性补录。（5）定期评估，定期采用一些方法对数据进行评估，比如咨询公司通常有一套数据质量的评估方法，在系统运行一段时间后做数据评估是提高数据质量必不可少的工作。实际上，不少企业通过数据评估，往往能够发现以前所忽视的管理上的问题，经过几轮调整后，企业实施ERP的效益就体现出来了。5.2主要的基础数据1.静态数据静态数据是指那些在系统运行的生命周期中基本保持不变的数据，它们不随企业业务的变化而改变，它们是企业开展业务活动所需要的基础数据。静态数据通常在系统正式运行前已设置完成，不允许修改或必须经过特定授权的人员修改，就像单位的人事档案信息一样。系统通过对静态数据的管理来保证同一数据在整个系统中的惟一性。2.动态数据动态数据是指