《成功有约——高效会议手册》导论一、如何正确认识会议无可置疑，有许多企业的会议可以不开。但是，考虑到组织机构中面对面交换意见的重要性，答案不是要少开会，而是要开高效率的会。□传统理念的会议会议是指..3个或..3个以上的人（其中一个为主持人）为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。它是人类社会所特有的一种聚众议事过程。现实生活中，许多人因为不理解“会议”的真正内涵，或者是对会议和会议相关的知识缺乏了解，所以总是频开效率低下的滥会而不达目的。会议是一种管理工具，一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度。热衷会议的人强调会议的必要性，认为会议不可缺少，并且能够举出许多冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点，厌恶会议的人则将会议看作是浪费时间与浪费精力的一种活动，并也能够举出许多耸人听闻的的理由来支持自己的见解。其实，会议是有它特殊的功能和涵义的。□会议的功能分析会议有以下五项功能：1.提供信息我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做，显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时不一定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中，主席不但能当面澄清与会者的疑问，而且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。2.汇集信息召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息，你也可将它复印然后分发出去。其次，可通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息。这样做效果极佳。3.解决问题当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希望获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。4.宣传政策当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、凭开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个别宣传那样有说服力，因为若采用面对面方式，则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会议形式与否，最主要考虑在与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效果。假如主管认为交流有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若主管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。5.5.由于人力开发重要性已被企业界所确认，因此员工的培育训练也越来越普遍。大多数企业除采用专门会议的方式，为其员工实施培育训练——除却一般所谓的会议培训之外，尚可采取以下五种措施：（1）指定员工阅读书刊。（2）要求参加函授课程。（3）主管或其他有训练专长的人，为员工进行个别指导。（4）派遣员工学习外界训练课程。（5）以“企校联合”方式，派遣员工到教育机构进修。□典型企业会议类举1.股东例行年会和董事会议一般来说，股份制企业每年要召开一次股东例会或股东代表会。会议的筹办工作由企业秘书部门承担，通常会前三到四个星期将例会的书面通知邮寄给每一个会议代表，并承担会议服务工作。董事会也分例会和特别会议。董事会的例会可不寄发书面通知，但企业秘书人员必须事先用电话通知，提醒参加会议的董事按时到会。重要的董事会议发书面通知，也是必要的。对于参加特别会议的董事，还要印制一份董事名单、不管他们是否出席，都应将书面通知和名单寄发给参加会议的董事，并请对方寄回是否能出席的回执。2.经理例会和特别会议这类会议是例行的，已排进企业领导者日程表的会议（如每月一次或每周一次）。由主持会议的企业领导审定议题，企业秘书人员将选定的议题及会议通知提前提交给会议的参加者，以便其作好准备。会前企业秘书人员要把可能缺席者的名单通知主持会议的企业领导人，这样做可以避免因人数不足而影响研究有关问题或表决。企业秘书人员要迅速准确地做好会议记录，起草会议纪要，呈会议主持人审阅，还要注意会议有关内容的保密工作。经理的特别会议，是在企业领导认为事关企业外部环境或企业内部运行机制等重要问题，需要企业领导集体立即进行研究，作出果断的决定时召开的。这类会议的任务主要是研究出现的新问题，作出相应的对策。企业秘书人员在这类会议前要尽可能迅速、准确、全面地收集有关新动向的信息资料，并立即向企业领导人汇报。当企业领导人决定召开特别会议后，应迅速通知与会者，并