版本C0日期2003.01.01信息沟通控制程序编号QP-5.5-004页码版本：C0文件编号：QP-5.5-004生效日期：2003.01.01编制单位：行政部编制人：编制日期：审核人：审核日期：批准人：批准日期：分发至：□文控中心□总经理□管理代表□营销部□五金车间□工程部□开料车间□生管部□皮带车间□品管部□手袋车间□行政部□认证公司□资材部文件控制状态版本C0日期2003.01.01信息沟通控制程序编号QP-5.5-004页码1．0目的规范公司内外沟通方法，在公司内部与外部建立适当的信息沟通过程，以确保对管理体系的有效性进行信息沟通。2．0范围本程序适用于公司内各层次和职能间的内部信息沟通，以及与外部相关方联络的接收、文件化形成和答复等沟通。3．0主要职责3．1行政部负责与政府机关单位的信息沟通。3．2营销部负责与公司客户的信息联络沟通。3．3资材部负责与供方厂商的信息联络沟通。4．0程序内容4．1内部沟通4.1.1公司内各不同层次之间的信息沟通A．管理层为了规范公司管理，以发放文件的形式将管理信息传达至各相关部门，以利于各部门及时了解公司的领导方案B．公司建立工作例会制度，通过各种会议及时将最高管理者的指示传达到各级人员，同时也能倾听各部门主管的意见及合理化建议，以便有效的进行改进。必要时应将会议决议内容记录于《会议记录表》中。C．各部门主管级或以上人员每周应将上周完成工作项目及本周重点应完成的工作任务或工作计划记录于《重点工作周报表》中，并呈交厂务办公室审阅。D．严格履行《职务代理管理制度》，解决因当事人请假或出差时出现的问题，各级干部（包括办公室文员）凡请假必须由其职务代理人在请假卡上签字。E．公司应建立《员工提案改善制度》，员工以《提案改善申请表》的形式上报部门主管或直接反映至管理层，充分发挥员工的智慧，激发全体员工的积极性和创造力，利用提案活动，推动整个公司总体目标的达成。版本C0日期2003.01.01信息沟通控制程序编号QP-5.5-004页码4.1.2公司内各职能部门之间的信息沟通A．各部门须建立良好的联络沟通渠道，凡须大家周知的事项将以《内部公告》或《内部联络单》的形式迅速传达到各相关部门。B．文控中心负责将公司的经营理念、管理方针、管理目标以墙报、板报或文件的形式进行宣传，各项需要掌握的内容也可通过培训的方式进行交流。C．工厂鼓励各部门和上下级之间开展各种非正式沟通活动，利用重大节假日，如五一、十一、中秋、元旦、厂庆等，组织举办一些丰富多彩，寓教于乐的知识竞赛和文体活动，以增进大家的相互了解和信任。4．2外部沟通4.2.1与客户的沟通A．营销部应及时、准确地将客户要求传达到工厂各相关部门，同时把订单的生产进度状况和问题及时通报客户，经常听取客户意见。B．在合同签订前，通过获取客户图纸、样品等，五金产品交由工程部打板制样，皮具制品由板房试做样品交客户确认，以《产品承认书》的形式与客户沟通。C．合同签订后，若客户有任何要求变更，计划部将以《订单变更通知单》的形式迅速传达到相关部门，必要时召开会议，对合同进行重新评审。D．产品交付以后，营销部每年年底通过《顾客满意度调查表》与客户沟通，及时了解顾客需求，倾听顾客意见和建议。4.2.2与供方的沟通A．资材部向供方订购产品时，应在订单中载明所购产品的名称、规格、型号、品质要求等；B．供方产品到工厂后，有任何异常及时告知供方，以《物料品质异常反映单》形式联络供方加强改进，并由品管部门在下一批产品进厂时进行验证。详见《不合格品控制程序》。4.2.3与其他相关方的沟通A．行政部设投诉电话一台，将电话号码对内对外公布。行政部专门负责处理内外部投诉和建议，以满足相关方的要求。版本C0日期2003.01.01信息沟通控制程序编号QP-5.5-004页码B．对于公司接收的相关方信息，由行政部负责进行对其进行存档、形成文件化、必要时作答复和处理。4．3信息沟通内容4.3.1内部沟通内容A．法律法规、国际标准、国家标准及其他要求B．管理体系方面产生的信息C．经营理念、管理方针、目标和指标D．环境、安全因素特别是重大环境、安全因素E．紧急状态信息4.3.2外部沟通内容A．相关方环境、安全、社会责任信息B．相关方环境、安全、社会责任投诉和建议C．与工厂提供之产品有关的信息5．0相关文件5．1《职务代理管理制度》WI-MAME-0225．2《员工提案改善制度》WI-MAME-0165．3《不合格品控制程序》QP-8.3-