第六章秘书职能环境一、秘书职能环境的内涵（二）秘书所在组织的内部环境秘书所在组织的内部环境，指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。组织的内部环境是秘书实现工作职能的重要基础。秘书所在组织的内部环境是由以下要素构成：1.组织的物质要素如组织的资金、财物、设备。这些与秘书的办公场所、办公经费和办公设备等息息相关。2.组织的结构要素如组织的机构设置、人员构成、工作制度、组织目标与权责分配。这些要素决定了秘书机构及秘书在组织内部的地位、交往关系、工作内容及服务对象等。3.组织的动态运行要素如组织的整体运转节奏、运转的协调性、协作状况。这些对秘书的工作效率、工作节奏及与各方面的配合默契度都有重要影响。4.组织的精神要素如组织成员对组织的认可与热爱、对组织整体利益的理解、对组织规范的认同和组织的团队精神。这些会影响秘书的深层心理，也会影响秘书的工作表现。（三）秘书机构的内部环境包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系以及秘书机构内部的精神、凝聚力等要素。营造秘书机构内部的良好环境必须具备以下条件：一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人；二是要有健全的工作制度；三是要有合理的分工合作体系，以形成高效的工作流程；四是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统；五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。二、秘书职能环境的作用李嘉诚的秘书洪小莲@（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用秘书职能环境对秘书工作具有导向性。不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。秘书职能环境的导向性要求秘书：第一，准确把握宏观环境的发展方向。第二，准确把握行业系统、地区等小环境的业务要求。第三，准确把握组织和秘书机构的内部环境的具体工作方向。（三）秘书职能环境对秘书工作的激发作用人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。秘书职能环境对秘书工作的激发性，具体体现在以下三个方面：1.行政性激发领导依靠行政职权，配合指导、激励等手段，向秘书发出指令，要求秘书贯彻执行组织和领导意图。这能够直接激发秘书努力完成工作任务、实现自我价值。2.诱导性激发功利性引导是在管理实践中激发人的主观能动性的有效方法。未来发展远景、具体任务目标及劳动成果分配方式、荣誉回报、职务升迁等因素，能够产生推动力，促进秘书积极、主动地做好工作。3.比较性激发人们对自我价值的评价以及自我需求的满足感，往往会以周围环境中的特定对象为参照物。在秘书职能环境中，其他工作人员的工作绩效、物质报酬、荣誉奖赏等，都会对秘书产生比较性激发作用。在比较中，秘书认为自己落后的，会不甘落后，奋起直追；认为自己先进的，则势必增强自信，继续努力。第二节秘书对职能环境的适应与优化一、秘书对职能环境的适应卫哲（二）满足职能环境需求首先，秘书要满足领导工作的需求。例如领导下达调研课题、授命秘书草拟计划方案。有时领导没有提出工作要求，秘书也可主动提出参谋建议，拾遗补阙。其次，秘书要满足组织日常办公事务的需求。在日常办公事务中，秘书需要处处留心，善于观察问题和分析问题，并且具有解决问题、协调矛盾的能力。切实做好综合服务和跟踪服务，满足职能环境需求。（三）顺应职能环境发展在秘书适应职能环境特征、满足职能环境需求的实践过程中，存在着顺应职能环境发展趋势的问题。如对社会、组织及秘书工作的长远发展的态势有所预期，并从知识、能力上做充分准备；准确把握组织一年内的工作计划以及外部环境的发展变化，安排一年各阶段的工作重点；随时关注领导工作，了解领导工作的变化与需要，适时地安排秘书工作，也是秘书顺应职能环境发展的最直接、最基本的要求。（四）开发职能环境资源适应职能环境特点、满足职能环境需求、顺应职能环境发展，都要以有利于充分、合理地开发职能环境资源、有利于实现组织目标为根本目标。秘书在工作中开发职能环境资源要注意以下方面：第一，合理开发领导机构及领导人的影响力资源。领导机构和领导人强大的影响力既是领导机构和领导人开展领导工作的保证，又是秘书开展职能活动的基础性资源。第二，注重开发职能环境中的信息资源。秘书发挥辅助决策职能作用的主要依据就是信息。第三，注重从协调各方面关系中开发职能环境中的能量整合资源。包括协调组织内部各机构之间的关系及协调组织与各类公众的公共关系两大方面。有效地开发职能环境资源，有利于秘书增强工作的活力，大大提高秘书工作的效益，以便更好地辅助领导工作和组织管理工作。二