员工档案管理办法为规范企业员工档案管理工作，全面系统完整地记载员工的工作现状及经历、劳动关系、岗位变更、家庭成员状况、本人身份及劳动合同的履行情况，准确地掌握员工在本企业从业期间全方位的发展过程，特制定本办法。新增员工档案的建立与接收新招聘员工国家正规院校毕业的大中专技校毕业生，被企业招聘建立劳动力关系的同时，在接收的学生档案基础上建立档案。并由员工本人按要求如实填写《员工登记表》，与订立的《劳动合同》同时存入本人档案。社会招聘员工（含其他大中专技校毕业学生），经被指定的医院查体符合招聘条件的，填写《员工登记表》，在确立劳动关系的同时，建立员工档案，并将订立的《劳动合同》与《员工登记表》、体检表一并存入本人档案。企业外转入员工的档案审查与接收企业外员工转入，自员工经批准转入企业并按规矩规定办理手续确立劳动关系时，填写《员工登记表》，订立的《劳动合同》、原单位劳动合同终止手续和经济补偿金的支付证明一并存入本人档案。转复军人在接收安置确立劳动关系的同时，填写《员工登记表》，订立《劳动合同》。并存入已转入的档案中。员工档案的日常管理员工档案必须建立档案目录，将档案内的所有材料分门别类地进行登记，所登记的项目必须与实际内容相符，不得随意增加或疏忽遗漏。档案的内容应包括：员工登记表（履历表）；劳动合同书；考核材料；试用期满鉴定表；教育部门确认并出具的学历证明；工种岗位变动登记表；任免、晋升、薪酬待遇变更表；奖励与惩处材料；参加党团组织的材料；个人总结检查等参考材料。档案的查阅人事部门查阅档案：必须由档案管理员按照查阅人的要求，查找有关资料，由有关人员观阅；若需要其他有关人员协助档案管理员整理档案资料时，由部门负责人或分管领导指定人员和地点方可进行。其他部门需查阅档案，由部门领导与人事部门负责人或分管领导进行联系或出具书面查阅介绍信，档案管理员做好登记（联系人、批准人、查阅人、被查阅档案），其查阅程序按（一）款办理。档案的借阅人事部门有关人员需借阅档案：必须由本部门负责人或分管领导安排，档案管理人员要做好登记。其他部门需借阅档案：必须由借阅部门负责人签署借阅联系信（注明借阅事由、时间和借阅人、被借阅档案），由人事部门负责人或分管领导批准（签字），档案管理人员要做好登记，还要在借阅联系信上注明其档案内容并妥善保存。归还时首先查阅档案资料有无丢失、是否完整，并做好记录。如发生资料丢失或不完整等情况，须向原批准领导汇报后，按要求进行处理。档案的存放存放地点要符合保密工作的有关规定，要具备防火、防盗、防潮、防水等条件。存放档案的器具：要符合消防部门和保密部门的有关规定。档案的摆放：要坚持排列有序、存放整齐的原则，方便查阅。要建立档案查询录，按姓氏笔画排列编号，管理有序，方便查阅。新增材料的存入对日常员工因工作岗位变动、劳动合同的续订、奖惩公文、党团组织等有关证件、后续学历的证明等需要存入档案的资料及时归档。档案内资料的装订在清点档案资料完整无缺的情况下，填写档案资料目录，并按其目录所列顺序，将全部资料按顺序装订成册。如有新增资料，将按顺序填写目录，同时拆卷装订。转出员工档案的传递员工劳动关系转出企业，在转入方发来调档函，应将档案审查，资料齐全，并做好记录。将档案用封条封好并盖章，去邮政部门以机要件寄出。档案内要装入已注明档案内容的档案传递单。员工劳动关系终止或解除的档案传递。员工按规定终止或解除劳动关系后，由人事部门档案管理人员将档案按规定程序送交当地劳动行政部门。员工退休、退职的档案传递。在员工到达法定退休年龄或者符合因伤因病办理退休、退职的，将其本人档案按规定程序转给退休员工管理部门。死亡员工档案的封存。在企业员工死亡后，由档案管理人员将其档案资料清点无误后做好登记，装入另柜单独存放，以备查阅。企业员工按规定程序应征入伍、参加社会高考被录取者，其档案单独存放。严禁由本人或他人携带本人档案，避免档案丢失事件的发生。其他有关规定公司人事部门必须设兼职档案管理员，由专人负责管理员工档案。档案管理员必须具备政治素质高、责任心强，坚持四项基本原则，认真学习《国家工作人员保密手册》，掌握有关保密工作的知识，遵守保密工作的有关规定。定期填写《员工登记表》。原则上定为三年一次。由公司人事部门统一印制，人事部门组织填写并审查，确认无误后归档。本实施办法自二〇一二年一月一日起执行。本实施办法由公司人事部门负责解释。