发放号：程序文件版本：2012/A版/0编制单位：经理办公室审核人：批准人：发布日期：2012.06.01实施日期：2012.06.01新泰市源沐玩具有限公司##市##玩具有限公司程序文件编号：XTYM/C---01受控号：标题：文件控制程序版号：2012A版第0次修改1.目的为实现对公司质量管理体系文件的控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本，特制定本程序。2.范围适用于质量管理体系范围内所有文件，包括外来文件的控制。3.职责3.1经理办公室是文件的归口管理单位，负责质量手册、程序文件的编制及更改工作；管理者代表审核，经理批准发布。3.2生产技术部、样品室负责作业指导书技术性文件的组织编制和管理工作；经理办公室负责外来文件收集、识别、检索和发放工作。3.3质检部负责公司产品检验标准文件的编制工作。3.4各职能部门负责本单位的管理规定的编制、发放和更改的控制监督。4.工作程序4.1文件的分类4.1.1质量手册作为本公司纲领性文件，阐述了公司的质量方针并描述了质量体系状况。4.1.2程序文件和支持手册的管理规定本公司编制的程序文件和其它质量管理文件4.1.3作业指导书：包括工艺操作规程、设备操作规程、检验等作业指导书。4.1.4外来文件：包括政府部门发布的与质量有关的法律规定、外来技术标准、顾客提供的标准等。4.1.5质量记录作为一种特殊类型文件，其控制执行《质量记录控制程序》。4.2文件和资料的编制与审批4.2文件和资料的编制与审批4.2.1质量手册、程序文件由经理办公室编写、修订，管理者代表审核，经理批准发布。4.2.2作业指导书工艺文件由生产技术部组织编写，生产经理批准后发布；公司管理规定由各职能部门编制，管理者代表审核批准后发布。编制经理办公室审核批准批准日期##市##玩具有限公司程序文件编号：XTYM/C---01受控号：标题：文件控制程序版号：2012A版第0次修改4.2.4外来文件由经理办公室收集、识别、审批实用性、检索有效性，经公司简称代码（新泰源沐）管理者代表批准后按《文件发放范围细则》下发各有关部门使用。4.3文件的编号方法4.3.1编号形式文件序列号XTYM/XX——XXS：质量手册C：程序文件ZD:管理制度ZY：作业指导书CZ：操作规程WL：外来文件注：外来文件已有编号的，可采用原编号4.3.2作为操作规程一部分的流程图等应与相应规程保持一致。4.4文件的发放与管理4.4.1体系文件状态分“受控”和“非受控”文本，文件应在相应场所获得有效文件，非受控文件也要控制其分发；外来文件分“有效”和“无效”状态。4.4.2体系文件发放时由经理办公室发放，并填写“文件发放/回收清单”，发放时体系文件加盖“受控”印章及发放号；外来文件加盖有效印章及发放号等。4.4.3对于需要上墙展示的体系文件，由使用单位提出申请，报经理办公室，管理者代表批准后，经理办公室编号、盖章后实施。4.5文件的借阅与复制4.5.1使用现场的文件不准外借。4.5.2文件借阅时，相关职能单位负责人批准后借阅，并填写“文件借阅登记表”。4.5.3借阅单位必须妥善保管借阅文件，不准摘录或复制，并按规定的时间及时归还。4.5.4需要复制文件的，需经职能部门批准，副本与原件编号保持一致，并经职能部门盖章后发放。4.6文件的更改4.6.1经理办公室应每年根据管理评审的结果进行评审，对不适用处进行更改,改动较大时需换页或换版。编制经理办公室审核批准批准日期##市##玩具有限公司程序文件编号：XTYM/C——01受控号：标题：文件控制程序版号：2012A版第0次修改4.6.2执行部门填写“文件更改/销毁申请单”，相关职能部门同意后，原审批人批准，由职能部门统一实施更改，需划改的，在更改处加盖“修改”章后修改。4.6.3修改后相应更改修订状态，同时填写相应更改记录。4.7文件的作废与销毁4.7.1对于要作废的文件，由职能部门提出申请，报管理者代表批准后，从使用场所及时撤出，以防止误用，并在“文件控制清单”中注明。4.7.2对于已经作废需要保留的文件，须加盖“作废文件”章，并在文件控制清单中注明。4.7.3作废文件需要销毁时，职能部门提出申请，管理者代表批准，集中销毁，并在文件控制清单中注明。4.8文件的归档4.8.1经理办公室编制体系内所有文件控制清单；相关职能部门编制本单位的文件控制清单，并负责文件的归档管理。4.8.2文件由于损坏或丢失时，责任部门向经理提出申请，经管理者代表批准后发放。4.8.3作业指导书类文件，使用单位使用完后及时回交生产技术部。5.相关/支持