1/3档案室管理规定目的：为加强档案的归口管理，方便公司员工的各项工作，特制定本规定。适用范围：档案室管理人员及公司内其他借阅档案的员工。细则：一、档案的归类1.由各部门对本部门需要归档的文件进行分类，并送交档案室存档；2.档案分类应视具体内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类；先以部门区分，部门区分之后依照事件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类；二、档案归档管理1.档案室负责每月月初收集各部门的档案并做好档案归档的督促工作；2.档案归档前时，档案室应与相关部门核对文件的文本及附件等是否完整，如有遗漏，应立即与相关部门联系，并要求其重新整理，文件完备后及时归档；3..档案室应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；4.档案编号以一案一号为原则，遇有一案件牵涉到数件事或一案归入多类者的情况时，应先确定其主要类别，根据主要类别进行编列编号；5.各部门的档案要分别存储，公司的公用档案（包括公司章程、固定资产凭证和相关债权凭证、组织规程及办事细则、政府机关核准文件、机床说明书和指导资料等）另行存储。三、档案的借阅管理1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“借阅登记单”并经部门主管签字方能借阅；档案管理人员接到“借阅登记单”经核查后，取出该项档案并做好借阅记录；2/32.在档案室当场借阅者，不用填写“借阅登记单”，档案员只需登记相应的查阅记录；查阅部门以外的档案须经当事部门主管签字方可查阅，涉及财务档案的查阅须经总经理签字确认；3.档案归还时，档案管理人员需认真检查文件是否缺少或出现更改等现象，经核查无误并于“借阅登记单”填注记录后，档案即行归入档案夹，其借阅单由档案室留存备查；4.“借阅登记单”以一单一档案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形须延长借阅期限时，应重新办理借阅手续；5.借阅的档案应于规定期限内归还档案室，如在借阅期间，有其他人员借阅同一档案时，应经档案室变更登记，不得私自转借；6.对于借阅的档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，借阅人员应报明原因，请档案管理人员负责处理；四、档案清理及保管1.档案管理人员应按时清洁档案架，以防虫蛀腐朽。每年年底查点时，依规定全面整理一次，达到保存期限需销毁的文件，在销毁前应呈报部门主管、总经理核准并于目录表上附注栏内注明销毁日期；2.保管期限届满的文件中，部分经核定后，仍有保存参考价值的，档案管理人员应将有保存价值的文件留下来，其余的销毁，销毁时至少两人在场并做好销毁记录；3.文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)组织规程及办事细则；(3)重大决议会议记录；(4)财务报表；(5)政府机关核准文件；(6)固定资产凭证和相关债权凭证；(7)各种设计图、规划图；(8)其他经核定须永久保存的文件；3/32.需要10年保存的文件：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存的文件；3.需要5年保存的文件：(1)期满或解除的合约；(2)其他经核定保存5年的文件；4.只用保存1年的文件：结案后无长期保存必要者；5.公司的各项规章由相应的管理部门永久保存，使用部门视其有效期限进行保存。