第九章电子邮件管理一、电子邮件的概念电子邮件是高科技的产物，从不同的角度分析，电子邮件可以依托于不同的属概念而呈现出不同的属性。二、电子邮件的应用特性（一）便捷性（二）经济性（三）可靠性（四）广泛性三、电子邮件的种类（一）根据邮件生成领域划分（二）根据邮件内容划分（三）根据编码形式划分四、电子邮件的功能（一）电子邮件是承载信息的电子媒介（二）电子邮件是传递信息的数字化手段一、应用范畴（一）快速传递电子文件和其他公务信息电子邮件在公务活动中可用于传输公务文件，很多单位在制发文件时采用“双套制”的办法：发送纸质文件用于保证其凭证效用，为加快传递速度则往往选用电子邮件的方式发送电子文件。（二）高效处理电子文件和其他公务信息1、起草编辑文件2、发送文件3、收文显示4、读取、检索文件信息5、回复、转发文件信息6、退文说明7、对文件实施有效管理二、工作原理（一）电子信箱（二）电子邮件的传输过程（三）电子邮件的相关协议三、电子邮件的使用方法（一）OutlookExpress软件的位置和启动（二）信箱的设置（三）拟写邮件（四）发送、接收邮件（五）阅读、转发、回复邮件（六）保存、删除邮件（七）分类、排序、检索邮件一、电子公务邮件的性质（一）从信息内容的角度来看，电子公务邮件具有行政有效性（二）从工作方式来看，电子公务邮件具有传递性（三）从技术途径及工作状态来看，电子公务邮件具有流动性二、电子公务邮件的特点（一）集机构活动的工具与证据为一身（二）正式文件与非正式文件共存（三）公务文件与私人文件交织电子公务邮件的管理问题是目前全球共同面对、共同探讨的问题之一。电子公务邮件作为文件家族的新成员，在给人们带来高效、便捷等优越性的同时，也带来了前所未有的管理难题。一、电子公务邮件的管理难点（一）使用量急剧增长，文件管理面临“电子邮件文山”（二）电子公务邮件的“身份”难以准确鉴别（三）电子公务邮件中的秘密或隐私的保护面临困扰（四）电子公务邮件的安全性令人担忧（五）电子公务邮件的可靠性与真实性莫衷一是二、电子公务邮件管理要则从系统论的角度来看，电子公务邮件的管理固然要求有一个良好的电子邮件系统的内部环境，但其外部环境（诸如社会环境、机构环境）也是不可或缺的重要管理因素。（一）社会环境中的管理准则1、建立、健全法律法规2、完善标准体系3、遵循网络规范（二）机构环境中的管理规则1、机构必须履行管理电子公务邮件的职责2、机构必须明确电子公务邮件管理的职责划分3、机构必须承担培训工作人员的职责（三）电子公务邮件系统的内部环境管理原则1、电子公务邮件系统的生成、捕获过程控制2、电子公务邮件的传递过程控制3、电子公务邮件的处置过程控制4、电子公务邮件系统的开发、设计过程控制