广西建设监理有限责任公司编号：KJ/Q－C－2007－2项目监理部文件管理办法编写：审核：批准：二00七年十一月一日起实施受控状态：发行版本：第2版--编写说明本《项目监理部文件管理办法》是根据GB50300－2001《建设工程施工质量验收统一标准》和GB50319－2000《建设工程监理规范》的要求；并参考GB∕T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》、二00一年十月广西工程质量监督总站编制《建设工程施工许可管理、质量监督、竣工验收与备案实施文件及相关法规汇编》等编写。在本办法实施之前已开工的监理项目仍可按《项目监理部文件管理办法》（KJ∕Q－C－2003－4）整理资料，在本办法实施后开工的监理项目按本办法整理资料（本办法适用于房屋建筑工程项目监理资料的整理，非房屋建筑工程项目监理资料可参照本办法整理）。项目监理部文件管理办法一、现场监理文件资料的质量要求1、归档的工程文件原则上应为原件，若为复印件，应加盖原件存放单位公章，注明原件存放处。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。6、工程文件文字材料宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性的纸张。二、现场监理文件资料的管理要求1、现场监理文件资料分四大类：(1)公司发放文件、规范标准、工具书目录见（附录1）；(2)质量管理体系运行资料目录见（附录2）；(3)归档长期保存文件资料见（附录3）。(4)归档短期保存文件资料见（附录4）。2、每种文件或质量记录要进行编号标识，建立目录清单，记录清楚。3、受控文件和非受控文件应分区存放。4、监理资料必须及时整理，存放有序，便于查找。5、工程竣工验收后三个月内，总监理工程师应组织项目部监理人员对监理资料进行归档整理，整理完成，编制人签名、总监签字后，报生产技术部审核，经总工程师批准，符合要求后，由项目监理部进行装订、归档、移交。三、工程竣工监理资料整理、立卷、移交1、文件资料整理方法：(1)公司发放文件、规范标准、工具书不用装订，不归档。(2)质量管理体系运行资料，按（附录2）整理，有目录清单，按顺序存放，不用装订，不归档，生产技术部进行评价。(3)归档长期保存文件资料按（附录3）顺序整理，按类成册或成卷。(4)归档短期保存文件资料按（附录4）顺序整理，归档。2、文件资料立卷方法和要求：(1)归档文件每盒为一卷，卷内可作为一册或多册；(2)案卷内一般不应有重份文件（特殊要求除外）、文件资料（包括目录清单），按书写内容在左右下角进行编页码，从“1”开始，以册分别编号；(3)印刷成册的文件资料自成一册的，不必重新编写页码；(4)每册文件应有册目录见（附录5）（如该册为单一文件，可直接用目录清单代替），册封面见（附录6）；(5)每卷应有卷目录见（附录7），卷封面用盒面代替见（附录8），案卷背脊式样见（附录9）。3、归档资料装订、移交：(1)归档资料经生产技术部审核，报总工程师批准后进行装订。(2)文字材料必须装订；既有文字材料、又有图纸的案卷应装订；装订应采用棉纱线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。(3)装订必须剔除金属物。(4)立卷按一卷一册或一卷多册均可，但分卷方法按保管期年限分卷。(5)装订、立卷、并卷内外内容填写完整后，填写监理资料移交目录表见（附录10），并写明监理资料移交说明见（附录11），办理移交手续。(6)监理资料审核备考表见（附录12），填写齐全、归档；办公室制定监理部资料归档目录封面，见（附录13）。四、归档监理资料的借阅、保存与销毁1、监理文件资料归档后，因工作需要借用时，经办公室领导同意后，并办理借阅手续，用毕归还。2、监理资料保管期限：(1)A类、B类、C类、D类的保管期限为长期（该工程的使用寿命年限）。(2)E类（附录4）归档短期保存文件资料的保存期限为5年，如5年未结算完，继续保存至结算完毕，并清理需保存文件归到相应类别，并注明清楚，方便查阅。3、对超过保存期限的监理文件资料，需销毁的由办公室统一造册，经管理者代表批准后销毁。五、文件、规范标准、工具书（附录1）(一)文件1、公司发放受控文件2、公司发放非受控文件3、监理合同（复印件）(二)各种规范、标准、图集(三)各种工具书及参考资料六、质量管理