PAGE-4-船舶交易文件档案管理办法作为一个与船舶交易市场和客户紧密联系的重要纽带，我公司认为其中一个重要职责是整理与建立一个完善的船舶交易文件档案管理方法，向公司与客户提供最真实和准确的资料，使公司的管理、经营顺利进行，更好地服务于客户。而为了使我们的工作有条不紊地展开，故此设计了以下船舶交易文件档案管理办法：第一条目的：本办法立足于建立完善的国内和国际船舶市场交易客户档案管理系统和档案管理规程，扩大国内和国际船舶市场占有率，并与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。第二条适用范围：公司的过去、现在和未来的国内和国际市场，直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。第三条内容：1.档案的基础资料档案资料的获取，主要是通过管理人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。档案基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。2.客户特征服务区域、发展潜力、公司文化、经营能力、经营方针与政策、企业规模（销售额等）、经营管理特点等。3.交易活动现状主要包括客户的经营活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。第四条方法1.建立交易档案系统本制度规定档案基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行：（1）由管理者在进行市场调查和对客户访问时进行整理汇总。（2）向客户派发客户资料表，请客户填写。（3）委托专业调查机构进行专项调查。2.档案分类利用上述资料，将企业拥有的档案进行科学的分类，目的在于提高档案管理效率。档案分类的主要内容包括：（1）客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于档案管理的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。（2）客户等级分类。公司根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对档案进行渠道管理。3.档案构成分析利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的经营状况，找出不足，确定重点，采取对策。4.档案存档材料内容：1.双方买卖交易合同（原件）；2.双方公司营业执照复印件、法人身份证复印件（都要加盖公章）；3.船舶有效证书复印件（所有权证书、国籍证书、船舶检验证书）；4.船舶识别码证书（如果有）。第五条档案管理应注意的问题：在档案管理过程中，需注意下列问题：1.档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。2.档案管理应重点为公司选择新客户，为开拓新的船舶交易市场提供资料。3.档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。4.档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。5.严格做到单船单档存放。