本組採購業務，目前係採分段作業制，第一段作業包括採購諮商、接受申請、製作招標單、公告招標，第二段作業包括開標、決標、簽訂合約、申請簽證、結匯、開發信用狀，第三段作業包括交貨、索賠、仲裁、訴訟、結案。其全部作業流程圖如下：國立新竹教育大學財物採購作業總流程圖採購諮商接受申請製作招標須知公告招標開標決標簽訂合約交貨結案申請簽證結匯開狀核收履約保證金核收押標金索賠仲裁訴訟第一段作業第二段作業第三段作業（1）第一段作業：1.第一段作業主要為招標作業，本組辦理事項包括採購諮商、成立購案、核對規範審查條款、製作招標單、公告招標、通知申請單位及監辦單位會辦開標等；申請單位辦理事項包括編列採購預算、訂定採購規範及採購條件等。其作業流程圖如下：第一段作業流程圖事務組辦理事項各單位辦理事項編列採購預算訂定採購規範及特殊條件申請採購核對規格及文件採購諮商成立購案核對規範審查條款製作招標單公告招標通知申請及監辦單位會辦開標22.招標須知l款是否完備，對採購作業及合約之執行影響至鉅，例如安裝、監工、試車、訓練、維修及操作、付款方式、稅捐及保固等商業條款均需嚴謹訂定，以利執行。本組除具有豐富之經驗可提供意見配合辦理外，並可就以往辦理採購之案例，作為招標之參考。（2）第二段作業：1.第二段作業主要為開標、決標、簽約及開狀作業。本組辦理事項包括查驗投標證件、核收押標金、會訂底價、辦理開標填寫開標記錄、辦理決標填寫決標記錄、核退押標金、簽訂合約、核收履約保證金、申請簽證、結匯及開發信用狀等；申請單位辦理事項包括擬定預估底價、派員會辦開標及會訂底價、審標並會辦決標、核收合約副本、撥付貨款及各項費用等。其作業流程圖如下：第二段作業流程圖採購組辦理事項申請單位辦理事查驗投標商證件會定底價辦理開標填寫開標紀錄辦理決標填寫決標紀錄簽訂合約申請簽證結匯開發信用狀擬定預估底價會訂底價會辦開標審標並會辦決標核收合約副本核收押標金核退押標金核收履約保證金2.本組熟悉採購法令規章並有完整之作業制度，對案情複雜或有疑難糾紛之案件均可提出解決方案，使開標、決標作業順利進行。3.有關合約之簽訂是否完備，影響將來合約之執行，本組採用制式合約條款，以充分保障及發揮行政效率；針對個別特殊案件合約條款，請使用單位研擬訂定，連同請購案一併提出。（3）第三段作業：1.第三段作業主要為交貨索賠作業。本組辦理事項包括函轉裝船通知、洽催交貨、修改合約、輸入許可證及信用狀、投保運輸險、核付貨款、核轉貨運單證、代辦報關提貨、索賠、仲裁及訴訟等；申請單位辦理事項主要包括報關提貨及驗收等，其作業流程圖如下：第三段作業流程圖事務組辦理事項申請單位辦理事項洽催交貨修改合約、輸入許可證、信用狀投保運輸險代辦報關提貨不合格合格代辦索賠、仲裁、訴訟核付貨款結帳及沖轉報銷結案核退保證金驗收核銷