成都科力电子研究所文件编号：KONY/Ⅲ-4.2.3-04-2002标题：电子媒体档案管理办法第页目的通过对公司使用电子媒体保存的文件档案管理，使其确保在与质量体系运行有关的场所都使用文件的有效版本；防止文档丢失、损坏；预防泄露。2适用范围适用于对本公司与质量体系有关的技术、质量、销售电子媒体文件的管理。3定义3.1电子媒体文件：凡是用软盘、硬盘、光盘以及电子邮件、传真、保存的文件均称电子媒体文件。技术电子媒体文件：用于产品和技术管理的电子媒体文件，包括：多媒体系统软件产品，可编程器件文件、PCB板图、产品电原理图、结构图、器件清单、产品企业标准及产品说明书等。质量电子媒体文件：用于质量体系管理的电子媒体文件包括质量手册，程序文件及其他质量文件等。3.4销售电子媒体文件：用于产品销售管理的电子媒体文件包括客户信息，产品宣传资料等。职责4.1总工办负责技术电子媒体文件的档案管理。4.2公司办负责全套质量电子媒体文件的档案管理。4.3市场部负责销售电子媒体文件的档案管理。4.4各部门负责各自保存的其他电子媒体文件的档案管理。5管理程序5.1电子媒体文件的分类见表1表1电子媒体文件的分类、使用权限及存放的地点序号类别文件名称使用权限（级）存放地点受控受控（非）1技术电子媒体文件软件产品：多媒体系统软件1总工办√编程文件1总工办√设计图纸：PCB文件电原理图结构设计图2总工办√产品企业标准2总工办√工艺文件√产品使用说明书3√2质量电子媒体文件质量手册、程序文件及其他质量文件2公司办√3销售电子媒体文件客户信息2市场部√产品手册与其它宣传资料、产品报价单3市场部√5.2电子媒体文件分受控和非受控文件，其规定符合“文件和资料控制程序中4.1.3条”的规定。5.3文件形成5.3.1技术电子媒体文件形成产品在样品设计，技术鉴定、设计定型、生产定型各阶段具备的技术电子媒体应及时归档保存。开发部设计人员应给出技术电子媒体文件的软件名、存放地址，并将此文件存放在公司服务器中。总工办保存编程文件、多媒体系统软件产品。PCB板图、产品电原理图等设计图纸、产品企业标准及产品说明书等媒体文件。总工办要建立技术电子媒体文件目录，其中包括该软件用于产品的类别、型号、地址等内容。技术电子媒体文件所涉及的软件均按“设计控制程序”和“软件管理办法”执行。进行设计评审、验证和确认。5.3.2质量，销售电子媒体文件形成公司办、市场部将已定稿的相关文件分别录入计算机中并建立文件目录，以便于查阅和调用。5.4电子媒体文件的复制电子媒体文件应由主管部门复制为母拷贝和子拷贝各一份（电子邮件和传真除外）。母拷贝保存在光盘或软盘或服务器的硬盘里，子拷贝保存在常用硬盘里。平时一般由子拷贝下载，若硬盘损坏，可由母拷贝重新装入硬盘，若母、子拷贝均损坏应以书面保留的技术文件为依据重新录入。对于重要需保存的传真件必须复印，将复印件保存。5.5电子媒体文件的更改受控电子媒体文件一经归档，不能随意更改，但若必须更改时，需办理手续方可更改。技术电子媒体文件的更改按“设计更改控制程序”和“软件管理办法”进行，质量电子媒体文件的更改按“文件和资料控制程序”进行。5.6电子媒体文件的使用电子媒体文件使用权限划分为一、二、三级，权限划分由表1所示。一级文件由公司编程员调用。二级文件允许总经理、副总经理、总工程师、总经理助理查看和调用。公司内的相关人员允许对分管范围内的二级文件查看和调用。三级文件允许公司内人员在需要时查看和调用。公司内其他人员未经总工批准均不准查看和调用公司内一、二级电子媒体文件。公司所有人员均无权将公司的一、二级电子媒体文件下载拷贝泄露给外单位，如有发现必须对当事人严肃处理，情节严重者要依法处置。电子媒体文件的存放电子媒体文件应存放在干燥、清洁、无杂物的地方，严禁受潮和振动。6支持性文件6.1《文件和资料控制程序》《设计更改控制程序》《软件管理办法》7质量记录7.1编程文件清单7.2电媒体文件目录