第页共NUMPAGES6页管理办法一、传真机1.1传真机的使用和管理由行政部主管负责，其他人员一律不得擅自操作传真机或传真机电话。1.2传真机的使用仅限于公司有关的业务工作，各部门业务传真经部门负责人、总经理审核后方能发送，一切与工作无关的文件及内部保密文件、图纸、资料均不得通过传真机对外发送，更不得任意发送私人函电、图纸、相片等。1.3传真发文应用公司标准的“传真发文单”（见附件一）。1.4传真发送文件必须在“传真件发送记录簿”（见附件二）上登记，内容包括日期、时间、发往单位、发件内容、张数、发件人，传真发文底稿由行政部留存。1.5传真收件需在“传真收件登记簿”（见附件三）上登记。行政部在收到传真文件或资料后，及时传送到公司领导或通知有关业务部门来领取。传真收件人员不得私自涂改、修改或删除传真文件资料内容，并注意传真件的安全和保密。1.6必须保证传真机处于随时开机的状态，行政部IT人员应经常检查传真机纸张存储情况，以保证传真机的正常工作。1.7行政部主管定期对传真机的使用、操作和维护情况进行检查。二、大型复(打）印机2.1复(打）印机的使用和管理由行政部IT人员负责，IT人员负责复印机的开机、关机及复印纸张的安放，严禁其他人员进行上述操作。2.2复印一律先填写“复（打）印文件登记单”（见附件四），经档案员复核后凭单复印。2.3IT人员负责复印纸张的管理，负责公司领导指派的复（打）印工作。2.4IT人员负责复（打）印机的检修、维修工作。2.5各部门复（打）印工作由IT人员负责完成。2.6每一个季度结束后5天内，行政部编制一份“复（打）印纸张使用统计表”（见附件五），报其主管和总经理，其管理情况将作为部门考核的依据。第三条小型打印机3.1小型打印机的配备：副总经理以上级别人员、配备打印机。3.2小型打印机的管理：每台打印机将指定专人负责管理。3.3小型打印纸张管理：对打印纸张的使用实行登记制，每台打印机配备打印纸500张，打印机责任人必须随时做好文件打印纪录，以后每台打印机的责任人到行政部领取打印纸时，将已领取的“复（打）印文件登记单”（见附件四）交行政部IT人员，然后对应使用张数发放打印纸；每一个季度结束后5天内，行政部编制一份“复（打）印纸张使用统计表”（见附件五），报其主管，其管理情况将作为责任人考核的依据。本办法自发布之日起执行。附件一：传真发文单附件二：传真件发送记录簿附件三：传真收件登记簿附件四：复（打）印文件登记单附件五：复（打）印纸张使用统计表附件一：传真发文单深度传播机构————————————————————————————ShandongLongrunTextileCo.,Ltd收件人（To）：发件人（From）：公司（Com）：公司（Com）：深度传播机构地址（Add）：地址（Add）：青岛市市北区连云港路33号万达广场商务楼B2007传真（Fax）：传真（Fax）：0532-66067789电话（Tel）：电话（Tel）：0532-66067999页数（Page）：1抄送（Copy）：关于（Re）：日期（Date）：□紧急□请审阅□请批注□请答复附件二：传真件发送记录簿传真件发送记录簿编号：部门传真人（签名）传真张数传真发送时间年月日传真接收单位接收人传真内容：经理审批经办人签名附件三：传真收件登记簿传真收件登记簿编号：接收部门接受人接收时间年月日传真始发人传真始发单位传真张数传真件内容：经办人签名接收人签名附件四：复（打）印文件登记单复（打）印文件登记单编号：文件名称纸张规格纸张数量复印时间复印人签名办公室复核人签字年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日附件五：复（打）印纸张使用统计表复（打）印纸张使用统计表部门或员工纸张规格纸张数量统计时间备注年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日年月日至年月日