2011-12-23122011-12-23主要内容第一节采购业务流程第二节各流程的主要风险及管控措施32011-12-23第一节采购业务流程一、采购业务的含义及特点采购是指企业购买物资(或接受劳务)以及支付款项等相关活动。42011-12-23企业采购业务至少应当关注下列风险1.采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,可能导致企业生产停滞或资源浪费。2.供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈。3.采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资金损失或信用受损。52011-12-23三鹿集团事件原奶采购模式:奶农--奶站--奶企优点:不需要建立养殖场、不需要饲养奶牛,却可以迅速扩大奶源产量。缺点:奶农、??站都不属于奶企,无法直接、全面控制。破产根源:采购环节的质量控制形同虚设。奶站低价收购不合格牛奶,奶站经营者造假。企业没有对奶站经营者进行有效监督62011-12-23采购业务的基本流程请购订购验收记账付款72011-12-23采购业务主要活动及相应内容主要业务活动涉及凭证及记录相关的主要部门1.请购商品和劳务2.采购商品和劳务3.验收(入库)商品4.付款(编制付款凭单)5.记账82011-12-23采购业务主要活动及相应内容主要业务活动涉及凭证及记录相关的主要部门1.请购商品和劳务请购单请购部门2.采购商品和劳务订购单(订货单)采购部门3.验收(入库)商品验收报告(或入库单)验收部门(或仓库)4.付款(编制付款凭单)购货发票及银行结算凭证、付款凭单会计部门、应付凭单部门5.记账相关凭证及账簿会??部门92011-12-23企业应当建立采购业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限。采购业务至少涉及以下四个部门请购部门、采购部门、验收部门(仓库)、会计部门岗位分工控制102011-12-231.请购部门的主要职责-提出采购申请并填制请购单-对请购单内部审核-有条件的单位应设置独立的请购部门112011-12-232.采购部门的主要职责-编制采购预算、制定采购制度-审核请购单的内容是否恰当-做出合理的采购决策,向供应商发出订货单-签订购货合同(联合生产部门、会计部门等)-提出付款申请,编制付款申请单122011-12-233.验收部门(仓库)的主要职责-有条件的单位应设自独立的验收部门-验收货物(数量和质量)-仓库职责-对验收的货物进行存储和发放-对企业常用的物资提出请购132011-12-234.会计部门的主要职责-对??购预算进行审核,负责购货资金的筹集-参与购货合同的签订,确定货款的结算方式-对付款凭证进行审核-支付货款-记账142011-12-23要求:企业除小额零星物资或服务外,不得安排同一机构办理采购业务全过程。请购与审批询价与确定供应商采购合同的订立与审核采购、验收与相关会计记录付款的申请、审批与执行采购人员应当定期实行岗位轮换采购业务的不相容岗位152011-12-23询价与确定供应商的流程采取询价采购方式采购的,应当遵循下列程序:(一)成立询价小组。询价小组采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相庆资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。(三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。(四)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。162011-12-23[案例]某公司的采购业务主要由订单员甲负责谈判签订合同、经采购部经理审批后交由采购员乙办理采购业务。材料运抵公司后,由采购员乙对所采购的材料进行验收,完成验收后,将原材料交由仓库人员存入库房。要求:指出其中存在的内控缺陷172011-12-23分析:1.确定供应商与询价应分开、订货人员与供货单位就购销合同的谈判,应有2人以上参加。2.应单独设立验收部门,采购与验收的职务应分离。182011-12-23第二节各流程的主要风???及管控措施请购订购选择供应商确定采购价格订立框架协议或采购合同管理供应过程验收退货付款会计控制192011-12-23请购--主要风险请购人混淆不清请购不应采购的货物请购货品超量库存积压造成不必要的开支资金效率低负债增加或不充足的现金流202011-12-23请购--主要管控措施1.建立采购申请制度依据购置商品或劳务的类型,确定归口管理部门,