集团领导:根据审计工作安排,于2007年4月2-20日期间对**有限公司(以下简称**公司)原材料库存管理体系进行专项调研。对其原材料出入库业务流程及其会计处理方法进行了调研,通过核对账簿、抽盘库存、与相关人员进行沟通等方法,现将发现的问题进行汇报:1、仓库管理管理手段滞后,表现在人员投入过大,办事效率不高,容易出现差错,不能及时提供库存方面的信息,2、存货管理系统不完善,现在的管理流程只能控制到存货的库存阶段,物资从仓库流入生产阶段时,出现了内控的空缺,造成成本核算的不精确,并出现生产过程的材料物资损耗与浪费3、出入库单据开具和传递不符合内部控制要求,现在仓库和财务的入库记账口径不同,财务记账以入库单为依据记账,仓库以质检单为记账凭证,且验收单由财务人员填写;现在的管理办法出库单是由仓库保管人员根据自己发料并负责填写。1、入库分两种:一种是合同订单批量采购入库;二种是零星订单临时采购入库2、出库形式五种:A、仓库----------------生产部门B、仓库----下料----转运----生产部门C、仓库-------转运-------生产部门D、仓库----发货装箱班-------供应客户E、仓库----------------供应客户3、现行的原材料入库流程:A、主要原料招标:客户投标--开标--评标--确定中标--签订供货协议B、材料采购计划:生产部生产计划--仓库上报常备库存--采购部采购C、材料实物入库:(凭实物)采购部开质检通知单--质检部验质--仓库保管验收入库--转财务统计开验收单;D、验收入库:(凭票)财务部统计开单--仓库保管签字确认--质检签字确认--采购签字确认转财务记账;E、财务记账:采购部签字确认--财务部记账F、客户结款:采购部批款上报--进入财务支款审批--结算会计--出纳办理汇款;4、现行的流程主要存在问题:A、入库单开单不符合内部控制要求,容易出错;B、入库程序繁琐,不利于责任划分及提高工作效率;C、原材料仓库与财务原材料明细账记账口径不统一,账账核对时有误差;原材料入库凭证只有一种:入库单(汇总入库单)、(注:质检报告单为辅助);原材料出库凭证为两种:出库单(汇总出库单)、销售调拨单;1、质检单:采购部--仓库--质检部--采购部质检单应在采购原材料物资进厂后由采购部计划员按统一编号开具报检到货原材料名称、品种、规格、数量(依据:实物、采购计划申请单、发票、合同等,其中实物、采购计划申请单为必需的),并及时通知质检部人员到指定仓库进行现场检验,质检报告单检验结果应由质检人员填写,最后由仓库保管员、质检员、采购人员或客户共同签字生效;质检单一式四联,采购部留存根联,仓库、质检部、客户(本联在入库后交采购部备查)各保存一联。2、验收单:仓库--原材料明细统计--财务部--客户验收单应在入库原材料进厂检验合格后,凭实物、签字确认后的质检单、发票或购销合同等相关凭证(合格的实物、签字确认后的质检单为必需要件),由仓库保管理员填写(各仓库自行顺序编号),仓库保管员、检验员、采购人员或客户共同签字后生效,验收单设计为一式四联,仓库保管员留存根联,并据此登记库存明细账;其余三联由客户或采购员到财务部原材料明细账计处(凭验收单及质检单)确认,原材料明细账统计凭验收单登记原材料明细账,将完整的结账原始凭证签字后转采购部(如果属于发票或相关原始凭证不全,由原材料明细账统计暂时保存相关单据,并登记相应台账,待客户将原始凭据备齐后,将单据转采购部);采购部对结算单据审核后留下质检单,并据此登记相应的台账;客户或采购员凭发票、签字完整的验收单到财务部结账,客户保存一联验收单作为记入账依据;3、本流程能保证A、仓库内账实相符,实物账不会出现负数;B、仓库与财务部原材料明细账之间账账相符;C、财务部往来明细账与采购部客户台账之间账账相符;D、财务部原材料总账与明细账之间差额即为期未估价入账金额;4、关于仓库人员的管理:公司现行的仓库人员归采购部管理,不符合内部控制的要求,按照内部控制要求,库部门应于采购、会计、验收部门相分离,以达到相互制约。结合我公司现行管理体制,建议对人员归属管理分两部过渡,第一阶段可实行仓库保管行政上归采购部管理,业务上归属于财务部统一管理的双重管理模式,第二阶段待条件成熟后仓库独立出来,专门成立仓储部门,以便更好的管理存货,加强原材料物资的内部牵制设;5、关于辅助材料出库管理的建议:A、标准件出库采用期未盘存法计算当月出库,且标准件出库没能进行明细核算;对于装箱发货件的出库:可根据装箱配置明细表作为出库原始凭证,根据实际出库情况定期汇总出库明细表(本单一方面可作出库依据,另外还能作为装箱人员工时定额考核依据),并据此登记账簿,月末各仓库汇总原材料出库汇总表报财务部,B、轴承出库按辅料出库核算