泉州七洋机电有限公司文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4-12页码目录1.目的P12.范围P13.权责P14.作业内容P1~35.表单说明P36.参考文件P37.附件/表单P4-8核准初核制订文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4-12页码1/81目的对管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门和场所获得有效文件文本。2适用范围适用于公司各部门。3职责3.1公司总经理负责《管理手册》和程序文件的批准、发布。3.2管理者代表负责《管理手册》和程序文件的审核。3.3公司各部门经理负责各部门所产生文件的批准、发布。3.4公司人力资源中心为本程序的主管部门，负责本程序的制定、修改和实施；负责外来管理性文件的登记、发放；公司管理性文件由人力资源中心存档、编号（文字式电子版）分发到各部门，对各部门的文件控制负有指导、检查的职责。3.5人力资源中心负责《管理手册》、《程序文件》的编制。3.6各部门负责本部门管理文件性的编制。4工作内容4.1文件与资料管理程序图（见附录）4.2文件的分类与编号。4.2.1文件按类型分为三类a)一类文件：管理手册b)二类文件：程序文件c)三类文件：管理性文件管理性文件分为法规性和事务性文件以及相关文件所产生的记录。法规性文件包括：内部和外来的与体系相关的法律、法规、管理办法、实施细则等。管理办法见《法律、法规和其他要求控制程序》事务性文件包括：与体系相关的法规性文件以外的其他管理性、事务性文件。记录：记录是一种特殊类型的文件，其控制按照《记录控制程序》执行。4.2.2文件的编号文件编号规则“XX-XX-XX”,第一第二位表示公司代码，第三第四位表示文件类别代码，第五第六位表示流水号。记录编号规则“XX-XX-XX-XX”，前六位是对应文件编号，第七八位为流水号。A)管理手册：QY-01-01，B)程序文件：QY-02-01，C)管理性文件：QY-03-01D)第一份程序文件第一份记录编号为：QY-02-01-014.3文件的控制方法文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4-12页码2/84.3.1文件的控制方法：编写唯一的受控号、登记签收、建立《文件发放、回收清单》。4.4文件的编写与审批4.4.1一类文件（体系文件）的编写与审批《管理手册》由人力资源中心组织编写，管理者代表审核，公司总经理批准。4.4.2二类文件《程序文件》由各部门编写，管理者代表审核，公司总经理批准。4.4.3三类文件（管理性文件）的编写与审批文件由主要相关部门编写、管理者代表审核，公司总经理批准。4.4.4所有文件按照编号规则统一编号并登记在《职业健康安全管理体系文件清单》4.4.5所有文件均须格式规范，字迹清晰，履行编、审、批手续。4.5文件的发放与回收。4.5.1文件编号规则由人力资源中心负责编写和登记发放；加盖“受控”章。4.5.2公开发行的法律、法规性文件版本及合同文件由各相关部门负责收集交人力资源中心登记发放。4.5.3文件的发放和回收均应使用《文件发放、回收清单》进行登记签收、回收。4.5.4管理手册的发放经总经理批准后填写《文件发放、回收清单》，进行发放。4.6文件的评审与修改4.6.1文件的评审体系文件的主管部门应在每年的管理评审会议期间对文件进行评审，并不断改进，以确保体系文件的适应性、充分性和有效性。4.6.2文件的修改A)所有文件不允许手动修改，如需要改动，先修改电子版发放新的版本。B)记录的修改，必须由修改人在改动记录旁边签字，并注明修改日期。4.7文件的借阅借阅文件应填写《文件借阅登记表》，经行政部的负责人批准后即可借阅。4.8文件的补领体系文件在丢失或破损严重影响使用时，使用人应向文件的发放部门申请补领新文件，同时填写《文件发放、回收清单》，并注明为补领，经管理者代表批准后，即可领取新文件，新文件的分发号仍然使用原文件的分发号。破损文件应同时上交发放部门。4.9.作废文件的销毁和留用作废文件的销毁使用者应将已作废的体系文件和技术文件及时向文件的发放部门移交，文件的发放部门应对其进行标识（加盖“销毁”印章）。销毁以上文件应填写《文件销毁登记表》，由管理者代审核批准后即可销毁。文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4-12页码3/8b)作废文件留用因工作需要留用作废的体系文件和技术文件，应填写《作废文件留用登记表》，管理者代表批准并对其进行标