程序文件记录管理控制程序文件号码：版本：0初版生效日期：2007-5-5本版生效日期：2007-5-5发行部门：ISO小组制定审核批准注：本程序封面及内文加盖红色受控印章为有效文件版权所有，未经本厂书面批准，严禁复印程序文件记录管理控制程序文件号码：HC2-ISO-02初版生效日期：本版生效日期：发行部门：ISO小组修订履历页标题：记录管理控制程序文件号码：HC2-ZG-02发行部门：ISO小组页码：2/4版本变更日期变更人审核人批准人变更内容程序文件文件名称：记录管理控制程序页码：3/41.目的确保记录的有效性、完整性，为体系运行的符合性和有效性提供客观证据，并为有追溯要求的场合提供证据。2.适用范围适用于本厂所有与质量有关的记录以及来自供应商和顾客记录的控制。3.定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件。4.职责4.1ISO小组负责制订全厂的《文件分发对象交叉表》和质量方面的记录；4.2各职能部门负责本部门范围内的专业性记录的填写、编号及保管，并按《文件分发对象交叉表》分发文件。5.工作程序5.1凡是用于证明产品是否符合规定的要求和质量体系是否有效运行的记录，都属于需控制的范围。5.2各职能部门负责管辖范围专业性记录的收集、整理。5.3记录形式的设计和审定5.3.1各部门根据工作需要，可自行设计记录，其格式应简明、清晰完整，内容应满足所记录的质量活动的要求。5.3.2记录经本部门负责人审批后方可使用。5.3.3产品/过程的记录须按产品生产过程为顺序以批号归档，如停产的产品记录对新产品认可有必要时，由生产部负责将停产产品记录的复印件与新产品资料一同归档保存。5.4记录的标识为保证记录具有唯一性的标识，由ISO小组负责编制《质量记录控制清单》明确每一种记录的名称、编号、保存期、保存部门。控制清单应分发各部门，作为控制的依据。5.5记录的管理5.5.1记录应按要求正确填写，字迹应清晰，不得任意涂改，内容齐全，并应有记录者的签名盖章。5.5.2各部门应及时收集本部门使用的记录，进行分类整理、按先后顺序装订成册由使用部门自行归档保管。程序文件文件名称：记录管理控制程序页码：4/45.5.3记录的储存应符合以下要求：a记录应有专门的文件夹保存，便于检索。b应提供防火、防潮、防虫、防霉变的储存环境。c采取其它媒体形式的记录，如存储在电子媒体上的记录应注意防潮、防压、防磁，另外还必须保留原始记录，以免储存内容丢失d必要时对重要记录采用双备份方式归档。5.5.4记录保管期限需根据国家法令法规、行业通用准则、顾客特殊要求和产品责任方面要求制订，并写入《质量记录控制清单》中，对于以下记录须遵守最低保存期：产品/过程认可文件、工装记录、采购和销售合同/订单及修改单须在该产品停产后再保存一个日历年。检验记录、试验报告等质量业绩记录保存二年。内部质量体系/过程/产品审核报告、管理评审报告保存三年。所有涉及到产品安全性的记录至少保存15年。5.5.5记录的分发,有的记录需分发到其它部门时,各部门先做《文件分发对象交叉表》由ISO小组汇总成全厂《文件分发对象交叉表》各部门根据《文件分发对象交叉表》进行分发并在《文件分发/回收管理表》上进行登记确认。5.6已超过保管期的或无查考价值的记录，可销毁处理。6.相关文件及记录《质量记录控制清单》HC2-ISO-02001