物业档案管理物业档案是物业形成、变迁和管理工作中的历史记录。因此物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分。物业档案是指关于某物业所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的，具有参考价值，应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1、物业档案的内容：物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成（简称图、档、卡）。此外，根据物业管理的工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。物业设计反映物业现状的图纸，在物业大修或改建时，它们反映了物业的功能和结构等的变化情况，使之成为与物业的现状相吻合的专业图纸；是物业使用、保养、维修的重要依据。物业管理公司可以通过图纸了解物业的分布，占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积，了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况，为正确使用和维护物业提供了重要依据。2、物业档案的特点：专业性、动态性、真实性、价值性、法律性。3、物业管理档案的要求：物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作，当物业的产权发生移动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时，各种物业资料应及时进行变更异动，才能保证物业资料的准确、完整、真实、真正反映物业的状况。为此，物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是：（1）收集资料要全面；（2）整理资料要规范；（3）保管资料要科学；（4）变更资料要及时；（5）使用资料要得当；（6）统计资料要准确。4、物业档案的收集收集的实质就是集中，收集工作是物业档案管理工作的起点，是一个重要环节。物业档案收集的要求是：（1）纳入计划、明确责任；（2）内容要齐全、完整、准确、翔实；（3）形式要标准规范；（4）载体要丰富。5、物业档案的整理（1）物业档案的整理要求：整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。要求做到：分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限准确，装订整齐、牢固，案卷封面、脊背、卷内目录和备考表（异动记录）填制准确、字迹工整、图样清晰，载体和装具质地优良，便于保管和利用。（2）设备档案管理设备的标识、建帐和资料的管理①设备的标识：所有设备实现单机悬挂《设备卡》，标识该机的编号、技术资料、责任人、运行状况等。②设备的建帐：建立《机电设备台帐》，台帐内容包括：设备名称、统一编号、型号、生产厂家、技术资料、保养人等。③设备资料的归档：每台设备资料依次编入：每台设备所涉及的设备检查保养计划表、设备检查保养表、机电设备维修保养记录表及说明书、合格证等。档案工作程序一、档案收集1．收集范围学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料（见《高等学校档案实体分类法》第二章主表）。2．收集时间（1）党政部门文件材料和能按年度归档的部门文件材料在次年年初（3月份以前）收集归档。（2）教学部门文件材料和能按教学年度归档部门的文件材料在次年寒假前收集归档。（3）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月归档。（4）随时接收应归档的文件材料。3．收集形式（1）各部门的专职文书处理人员或兼职档案人员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据本部门产生的文件材料类别分别立预备卷。（2）档案室工作人员负责每年年初或年终到各部门收集有保存价值的文件材料归档。（3）各部门应做到在平时将应归档材料及时上交档案室保管。（4）档案室接收档案材料应记录《档案材料移交登记表》（见附件一）。4．违纪处理各部门及其工作人员在公务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文字、图画、照片、光盘、音像制品等，应当及时上交学校档案室集中保管，任何人不得据为己有或自行销毁，违者按《档案法实施办法》第廿七条处理。二、档案整理1．甄别（1）档案室工作人员收到归档材料后,应按照《高等学校各类档案工作规范》进行甄别，确定文件材料的保存价值。（2）对应归档或应销毁的文件材料进行登记《年省军（县团）级文件清退销毁登记表》（见附件二）。2．整理档案人员按照《高等学校各类档案工作规范》，对不同类别的文件材料按下列步骤进行整理。⑴分类；⑵组合；⑶排列；⑷裁剪、粘贴；⑸编页号、件号；⑹填写《卷内文件目录》（见附件三）；⑺目录输入计算机；⑻填写《卷内备考表》（见附件四）；⑼装订；⑽拟写案卷标题（见附件五）；⑾入库。3．保管（1）档案室工作人员将装订好的案卷根据《高等学校各类档案工作规范》进行分类编目（见附件六）。（2）将编目后的案卷填写《案卷目录》（见附见七），按一定的顺序分类装入带锁档案柜保管。（3）保管要求按《高等学校档案业务建设规范》第9条执行。（4）