杭州通灵自动化股份有限公司行政文件管理办法一、目的为加强公司文件体系管理，维护其规范性、科学性、稳定性、连续性、强制性、可追述性和普遍适用性，确保公司有效、高速运转，特制定本制度。行政文件管理制度与质量管理体系文件控制程序、公司公文管理办法互相补充，完善文件管理体系，确保公司文件得到有效执行。二、适用范围本管理办法适用于除质量管理体系文件和公司公文之外的公司文件管理。三、文件体系与分类公文文件技术标准标准文件管理标准工作标准营销管理制度物流管理制度财务管理制度文件体系规范技术管理制度生产管理制度行政文件人事管理制度办公总务管理制度信息管理制度固定资产管理制度其他专业管理制度文件体系及分类图3.1本规定中所称的公文指公司在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，主要包括决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。3.2本规定中所称的规范是指用文字、图表形式规定管理活动的内容、流程和方法，包括企业标准和管理流程。3.2.1企业标准是对企业内部与生产技术直接相关的、需要统一的重复性活动所作的详细规定，包括技术标准、管理标准和工作标准。3.2.2企业制度是对公司各个管理层、管理部门及各项专业管理的职能范围、责任权限、业务活动和协调办法所作的规定。一般而言，一份制度对应一份流程说明书。3.3文件分为公司级文件和部门级文件。公司级文件是指由某个部门起草，涉及其他部门的业务，需公司其他部门执行的文件；部门级文件是指由某个部门起草，只涉及本部门的业务，供本部门执行的文件。公司级文件需总经理审核签发，部门级文件需本中心总监审核签发。四、管理职责4.1公文文件的起草、修订、审批、发布、归档、维护和监督，由总经办统一归口管理。其相关规定参见《公司公文管理办法》。4.2企业标准的起草、修订、审批、发布、归档、维护和监督，由技术中心统一归口管理。其具体规定参见相关企业标准（文件控制程序）。4.3企业制度的起草由职能部门负责，相关部门会签，总经办负责复核及具体发布工作。4.4管理流程的审批、发布、归档、维护和监督，由总经办统一归口管理。4.5凡遇到难以确定其是企业标准还是管理流程的文件，由总经办确定该文件的类型及归口管理部门。五、工作程序5.1制度的起草由主要责任部门牵头，和相关部门一起在流程优化和设计的基础上，完成制度的起草。一份制度的基本要求如下。5.1.1应包含的基本要点=1\*GB3①地位、作用和意义；=2\*GB3②指导思想、基本原则和实施范围；=3\*GB3③制定的依据；=4\*GB3④具体活动内容及实施的步骤、方法和手段；=5\*GB3⑤执行、监督、检查、解释、修订该项制度的部门及其相互关系；=6\*GB3⑥该项制度与其他制度之间的关系；=7\*GB3⑦违反该项制度的处罚办法。5.1.2制度起草的基本要求=1\*GB3①符合国家方针、政策、法律、法规；=2\*GB3②符合公司文化和实际，与公司业已生效的管理制度不相冲突；=3\*GB3③具有针对性、适用性、可操作性、可检查性；=4\*GB3④重点突出，结构严谨，条理清楚，言简意赅，用语、引文准确，标点符号使用恰当；=5\*GB3⑤以流程图方式表示相关活动，在流程图中注明主要控制点、责任部门及所需工作时间等。5.2文件的审批5.2.1初审凡需正式发布的制度，在送有关部门会签之前，须经主要起草部门的负责人进行初审。初审的重点是：把握制度文件是否符合国家的方针、政策、法律、法规；是否符合公司的文化；是否同已出台的有关制度文件重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。另外还要审查概念是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规范。5.2.2起草制度的部门必须按要求填写《制度呈批表》，《制度呈批表》格式见附件2。5.2.3会签。起草部门负责组织相关单位的会签。会签部门由制度内容所涉及的相关部门组成。起草部门负责将制度文件文档并附上拟稿纸发放至各会签部门。拟稿纸详见附件3。会签部门完成拟稿纸后，需在《制度呈批表》上签字确认。5.2.4复核。制度会签后由起草部门送总经办（纸介质和电子文档各一份）进行复核。复核的重点是：制度内容是否正确全面、审核会签手续是否齐全规范、格式是否符合标准、发布范围标准是否合理。凡经复核不合格的，总经办有权要求起草部门按规定标准进行修订、补充、完备。5.2.5审批和签发。所有制度由总经办统一呈送公司相关的总监和总经理审批和签发。公司级文件制度需总经理签发，部门级文件制度由所属中心总监签发。5.3接