工程项目管理：合同管理叶苏东（博士、副教授）北京交通大学1工程合同管理工程合同管理是指各级工商行政管理机关、建设行政主管部门和金融机构，以及业主、承包商、监理单位依据法律和行政法规、规章制度，采取法律的、行政的手段,对建设工程合同关系尽享组织、知道、协调及监督，保护工程合同当事人的合法权益，处理工程合同纠纷，防止和制裁违法行为，保证工程合同的贯彻实施等一系列活动。21工程项目管理流程图3合同管理合同管理是一个系统工程，包括：•供应商分类（SupplierClassification）•合同起草（ContractCreation）•合同谈判（ContractNegotiation）•合同执行（ContractComplianceandExecution）42合同管理合同管理的特点：•全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。既要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。•系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。•动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。5合同管理：供应商分类根据对公司的重要性，供应商可分类为•战略供应商（StrategicSupplier）•优先供应商（PreferredSupplier）•待定供应商（ProvisionalSuppliers）•消极淘汰供应商（PassiveExitSupplier）•积极淘汰供应商（ActiveExitSupplier）•身份不明供应商（UndeterminedSupplier）63合同管理：供应商的选择供应商很多，但不一定每一个都应签订合同。因为签合同费时费力，要考虑投入产出比，所以公司一般与公司作用重要的供应商签订合同。这类供应商要么采购金额大，要么有关键技术，要么竞争对手少。从采购金额上讲，帕累托原则是一个很好的尺度：20%的供应商往往占掉80%左右的采购额，那么这20%的供应商就是签合同的对象。供应商的选择方式：•公开招标•邀请招标•竞争性谈判•询价单一来源采购7合同管理：合同起草•如果经常有大量采购，一定要有标准的合同文本。但供应商那么多，情况各异，所以标准文本不能定得太死，要有个浮动范围。可由专人收集以前合同谈判中的例外，以及主要负责人、律师的意见，规定哪些条款变动可以接受，哪些可以谈判，哪些则绝对不能变动。•在标准文本的基础上，供应商管理经理可加入与特定供应商有关的内容，这样就产生合同的初版。•要注意的是，做为采购方，应尽量用本公司的合同文本。有些供应商会推荐自己的“标准文本”。用本公司的文本，起点就高，就顺着自己公司的思路。84合同管理：合同谈判合同谈判其实是两部分：对内征得内部意见一致，对外说服供应商。这两部分交替进行，很容易旷日持久。几个做法可帮助合同谈判顺利进行：1）单页战略总结（SinglePageStrategy）来帮助内部人员达成共识。合同很大，但真正要想达到的目标就那么几个。绝大多数内部人员所关心的也就是那几个目标。这些人很忙，不会有时间去读整个合同。所以可把合同的关键点总结在一页纸上，同时附上供应商的基本信息（例如规模、采购额、采购产品、与本公司的产品的关系、现有合同状况、当前最大的问题等），有助于尽快达成内部共识。这个总结主要用于通过合同初稿。2）谈判总结（NegotiationSummary）。谈判过程往返很多，变化频频。可维持一个文件，分栏、逐点说明我方立场、供应商立场、双方是否达成共识等，并标明时间。这份文件有助于和上级主管层的沟通。因为他们需要知道更详细的内容，以供拍板决策；也可约束供应商，防止他们对已达成共识的内容反悔。3）升级渠道（EscalationChannel/Process）。这是为防止内部决策者不及时做出决策或提出反馈意见。有些合同可能牵扯到产品设计、销售、客户服务、供应管理、律师等多个部门。每一个部门的头都得点头。而这些人都是忙人，不一定会及时审阅。升级渠道可详细规定各级主管在多少时间内应作出决策，不然的话应升级到上一级。这样，期望明确，内部客户就会更配合。9合同管理：合同执行•签了合同，并不意味着合同就自动生效、执行。原因往往并不是供应商拒绝执行，而是采购方忽略有些条款。例如，折扣，一般是根据对供应商的每年采购额来提成，有时候采购量超过下限但采购方没有去收。年复一年的降价也是如此。有时候到了降价时间但采购方的订单上还是老价钱。这主要原因是采