XX电器集团有限公司文件控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-01版本号/修改状态：A/0页码：1/41适用范围对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确定在各个部门、各个场所可获取相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。2适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件、资料、包括外来文件的控制。3职责3.1体系管理中心负责QEO管理手册的编制，程序文件的审核和体系文件发放范围的控制。3.2管理者代表负责QEO管理手册的审核，程序文件、管理标准、工作标准的批准。3.3总经理负责QEO管理手册的批准3.4各部门负责各自涉及到的程序文件、企业管理标准、表格的编制。3.5办公室档案室负责文件的存档、发放、借阅、收回。3.6技术标准由技术研发中心组织编制，技术副总（总工程师）审批。3.7管理标准、工作标准由办公室组织各部门编制，管理者代表审批。4工作程序4.1文件编制的策划4.1.1本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件分级为：一级文件：QEO管理手册；二级文件：程序文件；三级文件：技术标准、管理标准、工作标准；四级文件：记录表格。4.1.2本公司QEO管理体系文件分类为内部文件和外来文件：内部文件体系管理文件：QEO管理手册、程序文件；企业标准文件：技术标准、管理标准、工作标准；外来文件：国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件。4.1.3文件编号方法XX电器集团有限公司文件控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-01版本号/修改状态：A/0页码：2/4QEO管理手册：Q/XXXS-XXXX发布年限手册企业名称代码企业标准程序文件：Q/XXX·QEO·C-01顺序号程序文件管理体系企业名称代码企业标准作业文件：（技术标准、管理标准、工作标准）Q/XXX·QEO·×-01-XXXX发文年限顺序号标准代号管理体系企业名称代码企业标准注：标准代号为：技术标准：J管理标准：G工作标准：Z4.1.4文件的版本号和修定状态号版本号以A、B、C……字母表示修改状态号以0、1、2、3……表示页码以第*页/总页数表示（如页码1/3—表示该文件，此为）4.2文件编制和审批a.QEO手册由体系管理中心负责编制，管理者代表审核，总经理批准。b.程序文件由相关部门编写，体系管理中心审核，管理者代表批准。c.技术标准由技术研发中心组织编制，技术副总（总工程师）审批，管理标准、工作标准由办公室组织各部门编制，管理者代表审批。d.记录表格：各部门使用的表格自行设计，部门负责人审批，报体系管理中心申请编号并将样表存档。XX电器集团有限公司文件控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-01版本号/修改状态：A/0页码：3/44.3文件发放、收回与归档4.3.1体系管理文件的发放由体系管理中心编制《文件发放一览表》，办公室档案室按要求发放。档案发放要按规定发放复印件，并在《文件发放清单》上签字，体系管理文件（手册、程序文件）在封面加盖“受控”印章并编号。其余管理文件的发放由办公室制定《文件发放一览表》并在《文件发放清单》上签字。技术文件的发放按技术研发中心对技术文件发放规定《技术文件分发对象表》发放并在《技术文件领用表》上签字，发放技术文件加盖“生产用文件”、“检验文件”等相关标识及分发日期章。外来文件的发放，按办公室规定发放复印件并记录在《管理文件发放登记表》上。4.3.2文件的收回：使用文件人员因工作变更时，档案管理员将收回情况记录在《文件收回登记表》上，因使用中造成破损需重新领用时，领用人员提出申请，办公室经理同意后到档案室调换文件，档案管理员填写《文件收回登记表》和《文件发放登记表》。4.3.3体系管理文件、技术文件、外来文件的归档：档案室将各部门提交的文件原件分类归档，并登记在《文件归档登记表》上，同时编制存档号并记录，体系管理文件的受控状态在《受控文件清单》上记录。4.4文件借阅4.4.1相关人员因工作需要借阅文件时，先提出申请，经部门经理批准后，档案管理人员办理手续，并记录在《文件资料借阅（收回）登记表》上，借阅文件人员交回所借文件时，由档案管理人员对文件名称、数量、对照无误后，将收回结果记录在《文件资料借阅（收回）登记表》上。4.4.2公司以外人员需要借阅文件时，需部门领导提出申请，经办公室经理审核，总经理批准后方可按4.4.1规定办理借阅。4.5文件更改与销毁4.5.1体系文件更改：对体系管理文件更改采用更改通知方式下达，由体系管理中心人员执行更改，并将更改前后内容，批准人及更改方式记录在《文件更改通知单》上。其余文件的更改由原文件的起草部门负责。