第一章办公自动化基本理论本章重点：?办公自动化的要素?办公自动化结构层次?办公自动化技术?三代办公自动化系统的特点?办公自动化系统的安全控制第一节办公自动化的基本概念本节重点：?办公自动化定义?办公自动化要素?办公自动化结构层次?办公自动化类型?办公自动化技术一、办公自动化概况办公主要是指各类各级管理人员个人或群体在办公室的工作。办公是一个管理的过程，管理的核心是人与知识，管理的目的是加强单位内部工作人员之间的沟通（Communication）、协作（Cooperation）和控制(Control)水平。办公活动的中心内容是办公信息的采集、贮存、传播、处理、利用、管理和发布。第一节办公自动化的基本概念办公自动化是在电子计算机和通讯设备普遍应用的条件下产生的。它利用先进的办公设备，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备和人机信息系统葱瓿桑矶喟旃挛袷迪至说缱踊妥远拔拗?办公”、“电子办公”成为现实。减轻劳动强度，改善办公环境，节省办公费用，提高办公效率和质量。第一节办公自动化的基本概念办公自动化的概念最早在20世纪60年代由美国通用汽车公司D.S.哈特提出。1992年国务院电子振兴办公室对我国的办公自动化定义如下：办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。第一节办公自动化的基本概念办公自动化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用微电子技术、自动化技术、计算机技术和网络通信技术等在内的信息技术，完成各种办公业务。办公自动化中，计算机信息处理是核心，办公设备是重要条件，办公人员是决定因素。第一节办公自动化的基本概念二、办公自动化要素(一)、科学技术办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学等，直接利用的是计算机、通讯、网络、自动化等技术，它们是办公自动化的理论和方法。(二)、办公场所是完成工作任务的场所。现代的办公场所，是单位内部进行业务信息的共享、交换、组织、分类、传送和处理的一个集合空间，它既可以是实体的，也可以是一个虚拟的空间。(三)、办公业务办公业务指办公的具体工作内容，包括事务处理、信息管理、咨询决策等，是办公自动化的内容和任务。第一节办公自动化的基本概念(四)、办公设备办公设备是办公自动化的物质条件，关系到办公的质量和效率，其中心设备是计算机，其他设备主要有以下几类：1．输入输出设备，如扫描仪、读卡机、语音和手写输入设备、数码相机和摄像机、打印机、绘图仪等。2．文件复制设备，如复印机、速印机、电子排版轻印刷系统等。3．数据存储设备，如磁带机、磁盘、光盘等。4．办公通信设备，如电话机、传真机、网络设备等。5．其他辅助设备，如空调、稳压电源、不间断电源等。第一节办公自动化的基本概念(五)、办公人员办公人员是办公的第一要素，是办公自动化的主体。可以分为文秘档案人员、行政管理人员、职能部门的专业人员和领导干部。办公自动化系统对于领导者就要起决策支持系统的作用，对于中层管理者就是管理信息系统，对于一般人员就是业务处理系统。(六)、人机信息处理系统包括信息采集、信息加工、信息传递、信息保存四个基本环节，它的核心任务是向它的用户提供所需要的信息。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。第一节办公自动化的基本概念三、办公自动化结构层次办公自动化一般可分为三个结构层次，即事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统。——事务型为基础层，面向具体的办公事务；——管理型为中间层，它包容事务型办公系统，同时以其自有的MIS(管理信息系统)为支持；——决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。第一节办公自动化的基本概念决策型办公自动化系统管理型办公自动化系统事务型办公自动化系统(一)事务型办公自动化系统（90%具体事务+10%决策分析）事务型办公自动化系统包括基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分，目前应用最广，即一般所说的办公自动化。工作有：文字和报表处理、日程管理、文件收发、公文办理、邮件