档案管理办法第一条为加强公司档案的科学管理,充分有效保护利用档案资源,更好地为企业服务，特制订本办法。第二条档案的管理1、档案管理设专职档案管理人员负责档案管理的日常工作，相关部门设兼职档案管理人员一名，负责部门日常档案的收集、整理、立卷、编码、索引、归档工作。2、公司档案的归档、保管、利用、鉴定、销毁、移交等工作由总裁办公室统一管理。3、档案管理严格依照国家档案管理有关分类的要求进行编制，立卷管理。4、档案管理工作必须做到安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫。5、档案管理逐步实行自动化管理，以提高科学管理水平和提供利用价值。第三条档案管理范围公司文书档案、人事档案、财务档案及各项生产经营活动中形成具有保存价值的各类文字材料、电子、声像文件等不同载体和形式的历史记录，国家有关部门规定归档的有关材料，公司证照、资质、荣誉证书等。第四条档案的收集、整理、立卷、归档1、公司行政部工商、税务、组织证照、资质证书、公司房屋产权证等文件材料统一由公司总裁办公室负责收集、整理、归档。2、公司董事、监事会文件由总裁办公室收集、整理、归档。3、公司会计档案由财务部负责收集、整理，保管三年，期满之后，移交总裁办公室管理。4、公司人事档案因其特殊性，由本部门人事部负责收集、整理、立卷、管理。5、其它相关部门的档案由本部门负责收集、整理、立卷、归档。6、公司声像档案由形成部门摄录人员负责收集、整理，交办公室管理。7、各相关部门在收集、整理、立卷文件材料时，必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理规范。第五条档案的归档时间1、行政部文件一般应在办理完毕后归档。2、董事会、监事会管理性文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。3、人力资源方面的文件材料一般应在办理完毕后归档。4、财务方面的文件、会计凭证、财务报表等当年形成的会计档案，在会计年度终了后归档。5、公司其它声像档案资料应在形成后一个月内归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。6、其它方面文字资料、电子文件、图表材料应在办理完毕后归档。7、公司营业执证照、资质、证明、荣誉证书、房屋产权证等在办理完毕后归档。8、档案管理规定中要求随时归档的须按要求归档。第六条档案归档的要求１、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，符合有关标准、规范和要求。２、归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归存具有凭证作用的材料。３、文件材料归档后不得更改。4、非纸质文件材料应与文字说明一并归档。5、具有永久、长期保存价值的声像、电子文件，必须形成一份纸质文件归档。6、归档的材料为一式一份。7、移交档案必须按程序编写移交清册，并有交接双方档案管理人员、部门负责人签字,并各留清册一份备查.第七条档案的调用和查阅1、查阅一般性文字、电子文件、图表、声像档案须由部门负责人审批。2、查阅公司董事会、监事会、各类合同及有关重要文件材料，须报经分管领导审批。3、查阅公司人事、财务档案，须经人事、财务分管领导审批。4、查阅合同档案，经部门负责人和分管领导签字同意后方可查阅，因合同的特殊性，查阅人员与档案管理人员必须一起当面查阅；需要复印有关合同协议的，在已办理的查阅手续栏内注明方可复印。5、查阅档案人员必须爱护档案，保持档案的整洁，注意保密，严禁擅自翻印、抄录、遗失。第八条档案的统计1、建立健全统计制度，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。2、对档案的收集、销毁、利用、库藏结构建立档案统计台帐。第九条鉴定销毁档案严格按照国家相关规定程序办理。第十条档案管理实行责任制，对有下列行为的将给予行政处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。1、因保管不善，导致档案被盗、遗失的。2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家、公司重要档案的。3、涂改、仿造档案的。4、擅自出卖、转让或赠送档案的。5、借用档案拒不归档或不按规定期限向档案管理部门移交的。6、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。7、档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的。第十一条本办法未涉及内容将另行规定。第十二条本办法自颁发之日起执行。第十三条本办法使用范围为公司各部门。第十四条本办法解释权属公司办公室。