档案管理办法第一章总则第一条目的为规范公司档案管理，特制定本办法。第二条适用范围山东胜宏物业服务有限公司适用。第二章档案管理机构及其职责公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。第三条公司档案业务归属综合部，由综合部指定人员兼职负责。各部门指定人员兼职档案资料管理工作。第四条公司兼职档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门的档案资料。第五条档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。第二章归档制度第六条凡是反映公司物业合同、公司发文、政府文件、其他合同等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。第七条凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。第八条归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合部保存复印件。第九条凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。第十条业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；属人事问题的，由综合部人力资源保存原件；属采购、房屋租赁的，由综合部采购保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交综合部档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。第十一条由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合部保存一份，财务部及业务主办部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件，其他需要部门，保存复印件。第十二条公司级的收文、发文等文书资料均由综合部归档。第十三条其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。第三章档案保管制度第十四条公司综合部应有存放档案的专门设施，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。第十五条归档资料要进行登记，编制归档目录。第十六条根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。第十七条档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。第十八条库存档案必须图物相符，帐物相符。第十九条档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。第二十条根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。第二十一条经确定需销毁的档案，由兼职档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。第二十二条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。第二十三条凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第四章档案借阅制度第二十四条档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。第二十五条借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经主管领导批准。阅档必须在综合部指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经主管领导批准。第二十六条借阅档案，必须履行登记、签收手续。第二十七条借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由兼职档案管理员催还。需要长期借出的，须综合部主任报主管领导批准。第二十八条借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。第二十九条借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。第三十条借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。第五章附则第三十一条本办法由综合部负责解释。自发布之日起执行。