如何写出一封“专业邮件”速成技巧（加强版）HYPERLINK"http://bbs.chinahrd.net/?1"\o"chinahrd"\t"_blank"chinahrd2014-09-1211:01HYPERLINK"http://www.chinahrd.net/article/2014/09-12/199891-1.html"\l"commentBoxTop"\o"评论"0写专业的邮件都是一种公司礼节，是职业素养的体现。良好的邮件习惯和技能，不仅能提高自身工作效率，也能帮公司降低沟通成本、提高经营管理效果。上个月写了一篇针对HYPERLINK"http://www.chinahrd.net/chrd/php/search.php?type=tag&keyword=%E8%81%8C%E5%9C%BA"\o"点击搜索职场"\t"_blank"职场新人的《职场新人：写出一封“HYPERLINK"http://www.chinahrd.net/chrd/php/search.php?type=tag&keyword=%E4%B8%93%E4%B8%9A%E9%82%AE%E4%BB%B6"\o"点击搜索专业邮件"\t"_blank"专业邮件”的4个速成技巧》后，引起许多人关注，这促使我想再写一篇加强版，来分享更多关于写邮件的细节要点，使读者能掌握更多实用技巧。“邮件主标题”新增技巧版上次只说，邮件标题需注重一目了然，用“【主旨】+【叙述】”的格式。此次补充几点：代表公司对外发邮件时，最好在主旨内写上公司名，显得更为正式，因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在HYPERLINK"http://www.chinahrd.net/chrd/php/search.php?type=tag&keyword=%E5%AE%A2%E6%88%B7"\o"点击搜索客户"\t"_blank"客户”的邮件，或是针对合作客户的会议邀请邮件，此时可以在标题中直接写公司名称，以便加深印象。公司对内邮件，则在主旨内写上部门名,加强提醒，以便合作部门及时查收反馈。“forward”,“replyonly”和“replytoall”的用法“转发”（forward）、“单一回复”（replyonly）和“全部回复”（replytoall）这几个用法还是很讲究的，我列了几个情境稍加说明：原有N个人在邮件组内，当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关，建议用“to”（指定人员），其他人为“CC”（抄送）；原有N个人在邮件组内，要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事，建议用法“replyall”；原有N个人在邮件组内，要让不在组内的特定者知晓此事，请“to”此人，并且除非有特殊原因，不然就“CC”原有组内的N个人。如果想让特定主管知晓邮件内容，建议在回复邮件时顺带增加人员到mailloop（邮件讨论组），并在邮件内容上说明组内人员新增的情况（这一定要注意）小秘方：我常常发现自己写给下属并“CC”相关部门的邮件，回复对象仅仅只是我，这是一个非常不专业的错误；同一封邮件to&cc相关人员不止一个时，避免各自单独交流或不回复，以免讯息不对等；国内常常利用QQ交流沟通细节，请概括总结以后回复邮件以利大家知晓，就算是QQ群组沟通，也请整理汇总再E-mail；同一议题、回复相关内容或更新进度时，请用原E-mail回复和往来，勿另起邮件。附件的使用很多时候我们会需要利用附件来沟通更完整讯息，补充几个这方面的注意事项：许多公司收邮件有对附件容量的控制，所以请注意附件大小，以免因被退件而遗失讯息；有时候邮件需要提供多个附件，建议在内容相关段落标记附件名称（如“具体数据详见附件《***》”），便于收件人查询附件；任何情况下都建议附件名称具体化，不用“附件1”、“附加2”等笼统名称，以便收件人存档时能与内容匹配；考虑到许多客户端适配的问题，改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯，尽量用附件（excel、图片等）取代，以免邮件读取出错。会议邀请会议邀请是件非常重要的事情，尤其商务性邀请，所以写会议邀请邮件需要更加注意，在内容上必须具备以下四项：会议主旨：简单明确的会议目的；会议时间：请确保时间是已经过双方确认的；与会人员：双方与会人员（这点非常重要，因为牵扯到与会人员的部门＆职称、对应需要派出的人员是否为同一位阶，以及相关支持部门是否与会以确保会议沟通顺利）；会议主旨：如果是正式的商务会议邀请，建议明确会议日程表及每个日程表的时间和负责人，以确保与会人员了解会议流程并准备好相关资料。小秘方：如果是