20082008--99--99单证流程讲解单证流程讲解((单证员操作入门单证员操作入门))目的目的::建立通畅的制单流程建立通畅的制单流程,,确保制单高效确保制单高效,,准确准确,,全面全面,,减少收汇风险及单据减少收汇风险及单据差错率差错率,,及时的为客户提供符合要求的单据服务及时的为客户提供符合要求的单据服务20082008--99--99单证流程单证流程((海运一般贸易海运一般贸易))ERPERPERP3ERP3090,ISO9001一一..订舱订舱((时效时效::出货前出货前77--1010天天))?1.:?a.了解货物的基本信息(可以从ERP中单证管理处接收导入或订单)b.了解成交方式,若FOB,要让业务员提供货代联系方式,了解是指定船公司还是货代,还是物流公司,若是CFR则自己寻找货代询价,并确定提单类型.经业务员确认后订舱.c.了解结汇方式,若是L/C,配合业务员做好催证和预审工作,并负责L/C通知书的跟踪,修改,领取,审核,填写L/C审核记录表2.():?a.时间:出运前7-10天传托单给货代?b.基本内容:品名,计件数量,毛净重,体积,唛头,柜型,运费结算方式,起?运港,目的港,工厂完货时间等?c.托运人(本公司),收货人及采购工厂的名称,联系方式及拖柜地址?d.客人指定的要提供客户合约号,或指定船公司名称?e.其他特殊信息,如:货号,订单号等?3.,,3-5,,二二..报关报关((时效时效::截关前截关前11--33天天))??1.制作并寄送报关资料:?根据HS编码,确定海关监管方式,准备报关文件.报关基本单据有:发票,装箱单,报关单各2份,核销单1份,报关委托书1套;特殊单据有:商检单,出口许可证,纺织品临时出口许可证,手册等(根据海关监管条件及要求),做到单单一致.?2.去美国或经由美国的货,一般在截关前24小时和货代确认AMS信息才能报关,AMS信息要求和提单保持一致.?3.密切注意船期信息,及时通知相关人员的送货进舱及拖柜时限,得到QC或业务员确认后才可拖柜,拖柜后立即核对实际出运数据和报关数据是否一致,不一致的要更改报关资料及AMS信息,若事前预知可能短装,先通知货代慢发报关信息,尽量减小费用产生,做到报关和实际一致.?4.拖柜后向货代催要提单确认件进行核对,T/T的按业务员指示核对.?L/C的严格按单单相符,单证相符的原则核对.?5.报关后3天内向货代催预录单核对报关数据,若报关员发送有误,即时通知并要求更改,以防无法退税.三三..制作结汇单据制作结汇单据((时效时效::出运后出运后33--77天内天内))?1.根据要求制作结汇单据?a.结汇方式基本上有3种:T/T,D/P或D/A,L/C?b.基本结汇单证有:发票,装箱单,提单?特殊结汇单证有:汇票,产地证,客户验货证明,海关发票,?鞋业发票,证明信,保险单,装船通知…?公司要求提交单据:出口押汇申请表,交单登记表,担?保函,涉外收入申报单…?c.T/T结汇的,单证复印后把正本单据交业务员寄送,或根据业务员要求寄送,若要电放提单,经申请签字后把正本提单退回船公司出保函电放.其他单据邮件给客人?L/C,D/P,D/A结汇的,在ERP中提交审单,同时把全套单据交6楼审单部,并关注银行信息返馈.因客观原因造成L/C不符的,要提交担保书.?2.根据报关预录单,在ERP中进行明细及报关数据回填,并制作工厂开票明细,催收工厂增值税发票后,不得迟于开船后30天,每年年底,都要把全年出货的发票开上来,否则海关要求函调,影响退税速度,收到增值税发票后财务交单(增值税发票2联,出口发票2张,明细单1张,预录单1张,提单2张)单证后续管理单证后续管理?1.即时登记出口单证标识单中的各项信息,?2.核销交单及退税交单?a.海关退单时间:宁波15-20天,上海30-45天?b.海关电子口岸核销单及报关单报送及查询?c.ERP中核销单返单,?d.财务退税交单(黄联退税单),不得迟于出口日期90天.?e.慈洋核销交单(核销单及白联核销联),外管局的核销退单不得迟于出口日期6个月?3.退税备案?根据财务科提供的每月第N次备案汇编册顺序,对应每个发票号码提供1份报关单,1份正本采购合同,1份正本明细单,1份装货单,1份提单.?4.IS09001单证归档?每个季度归档一次,次年4月份接受股份办申核,内容为所有相关的单证资料,且必须单单一致,自圆其说,以备核查,