3-档案管理办法.docx
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——审计署办公厅文件审办计发〔2011〕127号审计署办公厅关于印发金审工程档案管理办法的通知各省、自治区、直辖市和计划单列市、新疆生产建设兵团审计厅(局),署机关各单位、各特派员办事处、各派出审计局:为进一步规范金审工程档案管理工作,经署领导同意,对2008年印发的《金审工程档案管理暂行办法》进行修订。现将修订后的《审计署金审工程档案管理办法》印发给你们,望认真执行。执行中的有关问题,请与审计署信息化建设办公室联系。联系人:王克,电话:(010)88317608。二○一一年六月三日审计署金审工程档案管理办法第一章总则第一条为进一步规范金审工程档案管理工作,根据《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和有关规范标准,结合金审工程实际情况,制定本办法。第二条本办法适用于发展改革委批复的审计署金审工程建设项目相关档案的管理和收集、整理工作。第三条金审工程档案,是指金审工程建设中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录,是金审工程分期建设、竣工验收、运行维护、升级改造等工作的重要依据。第四条金审工程档案工作的主要任务是制定金审工程档案工作计划,收集、整理金审工程建设过程中产生的各种文件材料,组织验收、移交工程档案。第五条金审工程档案工作纳入工程建设计划和管理职责范围,由审计署信息化建设领导小组领导,审计署信息化建设办公室具体负责。第二章管理职责第六条承担审计署金审工程建设项目及其单项项目的署机关各单位和各特派办(以下统称项目承担单位),应当确定项目归档责任人、工程档案管理员。项目归档责任人负责项目执行过程中产生的应当归档的文件材料的收集、整理和归档工作。工程档案管理员负责定期收集、检查、汇总、管理项目归档责任人移交的文件材料,指导、监督文件材料的收集、整理和归档工作。工程竣工验收后移交工程档案。第七条署机关各单位所承担金审工程建设项目及其单项项目的档案,由项目承担单位负责归档,并向办公厅档案管理部门移交;各特派办所承担单项项目的档案,由本办相关处室负责归档,并向档案管理人员移交。署机关各单位和特派办共同承担单项项目的档案,根据各单位分担的具体任务,实行分级管理。第八条审计署办公厅档案管理部门负责对金审工程档案工作的指导和监督。在审计署机关各单位所承担金审工程建设项目及其单项项目验收后,检查、接收工程档案。特派办档案管理人员负责对本办所承担单项项目相关档案工作的指导和监督。在单项项目验收后,按照分级管理确定的范围,检查、接收单项项目工程档案。第三章归档材料收集与整理第九条金审工程归档材料是指工程建设直接形成的文字、图表、声像等各种形式的纸质文件和电子数据资料。归档的纸质文件应为原件或者正本,且签章或者签字手续完备;归档的电子数据资料应符合有关电子文件归档的要求。整理归档材料,应当保持其真实性、准确性、有效性、系统性和完整性,适应数字化管理的需要。第十条金审工程档案收集下列文件材料:(一)工程立项类。包括:分期工程初步设计与投资概算、可行性研究报告、项目建议书、工程调整报告,以及涉及立项的其他申报、批复等文件材料。(二)工程管理类。包括:关于审计信息化建设的指示和批示,国家电子政务政策与规划文件,审计署信息化规划与指导文件,审计署金审工程建设文件、工程制度、工程规范、项目建设签报,以及其他工程管理文件材料。(三)工程项目类。包括:土建项目、硬件项目、软件项目、科研项目和其他项目文件材料。项目文件材料应当收集:项目启动批复、招投标与政府采购、项目合同、项目设计、项目实施、项目监理和项目验收等建设过程中形成的文件材料。(四)工程财务类。包括:年度投资计划和财政预算批复、工程预算执行、工程信息资产、工程决算与批复、工程审计报告,以及其他财务文件材料。(五)工程验收类。包括:工程竣工验收、工程初步验收、工程单项验收、地方工程验收等文件材料。(六)工程声像类。包括:召开工程会议、项目实施过程中形成的各种录音、录像资料。第十一条审计署金审工程建设项目及其单项项目实行与项目实施过程同步收集、整理归档文件材料的机制。审计署金审工程建设项目或者跨年度单项项目实施过程中,工程档案管理员应当对项目归档责任人及时收集和整理归档资料情况进行检查,防止发生项目建设过程时间较长文件材料缺失难以弥补等问题。第十二条项目实施过程中,项目归档责任人应当按照归档要求,收集、整理文件材料;项目通过验收后3个月内,项目归档责任人应当将整理完成的文件材料送交工程档案管理员。工程档案管理员应当对项目归档责任人提交的文件材料进行审核验收,检查文件材料是否齐全完整、内容真实、字迹清晰、填写规范、手续完备。发现问题应当及时要求项目归档责任人提请有关单位和人员补充收集资料,补办相关