中Xxxx股份有限公司质量文件管理暂行规定编号:xxxx-20xx受控0015．5文件报批原稿由总工办保管。5．6文件的发放5．6．1文件起草部门确定文件的发放范围、份数进行复印，并将复印件送至总工办。总工办质量管理员在每份文件右上角加盖红色“受控”印章，并用蓝色或黑色钢笔在“受控”字样下标出此份文件的受控顺序号。如图“”（受控顺序号用阿拉伯数字表示，自001开始）。5．6．3编号后的受控文件由起草部门按照发放范围进行发放。5．6．4接收部门收到文件后应先查看是否为最新版本以及是否有落页，然后在发放部门的收发记录（见附录B）上签字以示接收。5．6．5文件发放完毕后，发放部门将收发记录送至总工办归档。5．7文件的更改5．7．1文件的更改由文件原起草单位负责，并按上述要求对文件的更改进行评审、批准。5．7．2文件的更改以换版的方式进行。更改后的文件，由总工办质量管理员给出新的版本号。5．8文件的收回及作废5．8．1当文件不能适应公司管理要求时，由文件原起草单位提出书面申请，阐述文件收回的原因，由总工办送上级主管领导批准后方可收回。5．8．2更改后的新版本文件下发时，旧版本文件应立即收回。总工办保留一份旧版本文件，以作为资料参考。5．8．3由总工办质量管理员负责按原文件发放记录收回旧版本文件，并在收回的旧版本文件上加盖红色“作废”章。5．8．4对于已收回的无效文件进行汇总，经总工办主任批准后进行销毁。5．8．5对于已作废但仍具有保留价值的资料，总工办质量管理员应在其上加盖红色“作废”章后，单独保管。5．9文件的保管5．9．1总工办质量管理员对发放的文件建立帐目。中Xxxx股份有限公司质量文件管理暂行规定编号:xxxx-20xx5．9．2各收文单位收文人收到文件后，认真保管，不得丢失。并做相应的收文登记，以便对文件进行系统管理。5．9．3文件的保密要求按照公司《商业秘密保密制度》的规定执行。5．9．4当各单位由于长期使用造成文件严重磨损时，应向总工办提出申请，经总工办主任批准后，可用磨损文本换取新文本。新文本仍延用原有受控顺序号。5．9．5当收文单位或收文人的文件丢失时，应立即向总工办说明情况。经总工办主任批准后方能补发，并在收发记录上登记。补发文本不能使用原有受控顺序号。5．9．6质量文件，各单位不得复制。若各单位确实需要时，应向总工办申请，经总工办主任批准后，由总工办按5.6条款规定发放。5．9．7严禁公司内各单位及个人对外借阅本公司文件，特殊情况需经执行总经理批准。6质量记录6．1文件评审表6．2收发记录Xxxx有限公司文件质量文件管理暂行规定文件编号：xxxx-20xx版本号：A生效日期：编制日期审核日期批准日期