外贸函电FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作基本知识1.1Introduction（介绍）1.2RequirementsforBusinessLetterWriters（商务信函写作要求）1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商务信函写作七标准）2.简练（Conciseness）言简意赅地表示所需表示意思，同时又无损于书信完整和礼貌。3.正确（Correctness）正确商务信函不但表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供事实和数字无误、写作格式规范、技巧利用恰当以及商业术语正确。4.详细（Concreteness）商务信函必须防止采取含糊、大约和抽象词语和语句，应尽可能利用详细事实和数字，普通使用主动语态来陈说内容。5.礼貌（Courtesy）在商务信函写作过程中，及时是礼貌之首。另外，应防止使用可能激怒、伤害对方言辞或语气，语气上要尽可能站在客户立场上做到互惠互利。6.体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人立场来考虑问题，在分析对方会怎样了解信息基础上，提供其所需要信息。7.完整（Completeness）商务信函必须力争完整，要包含写信人希望收信人做出主动反应一切情况，或是回答来信所提出全部问题和要求。1.4AddressingEnvelopes（信封写法）图1-1寄往国外信函信封写法注意事项：（3）寄信人和收信人姓名和地址书写次序是：先写姓名后写地址。地址书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最终书写国名。（4）关于信件类别、投递方式及其它事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX，即：如无法投递，请退交XXX。1.5PartsofEnglishBusinessLetters（英文商务信函组成部分）2.日期（Date）日期顶边写在信纸左边或右边，距离信头三到四行。注意事项：（1）年份必须全部写出。（2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。（3）日期能够用序数词或基数词。（4）年份前要加逗号。（5）日期切忌全部用数字表示。3.信函编号（Referencenumber）给信函编号是为了便于往来书信存挡和查阅，普通采取YourRef.（你方编号）或OurRef.（我方编号）。信函编号通常放在日期上方或与日期平齐靠左位置，打上以下字样：YourRef.：OurRef.：4.信内地址（Insideaddress）信内地址包含收信人姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人姓名和地址应和信封上内容相同。信内地址普通在信纸左上角低于日期地方。书写次序是由小单位到大单位。每项内容单独成行：Mr.FrancisLawrenceVicePresidentSwintonCo.87UnicoAvenueToronto,ST9878Canada5.称呼（Salutation）称呼写在信内地址下面空两行处。常见正式称呼有：DearMr.Smith，DearMrs.Smith，DearMissBrown，DearMs.White。假如称呼多个男性，则在姓名前用Mr.复数形式Messrs。Mrs.没有复数形式，假如称呼多个女性，则在姓名前用Mmes.，如Mmes.WhiteandGray。写信给一家企业时，通惯用DearSirs，也能够用Gentlemen。6.事由（Subject）事由是为对方在阅读信正文以前对信主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查卷。写在称呼下面、信中间位置。事由下面能够划线，也能够不划线，有时可全部用大写字体。比如：Subject：Men’sBicyclesRe：SalesConfirmationNo.2536YourOrderNo.：Reference：7.信函正文（Bodyoftheletter）信函正文是商务信函中最主要部分，要遵照“7C标准”。正文普通遵照三段式格式。第一段普通是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或提议来结束全文。需两页或更多信纸时，在前一页最终一行右边写上tobecontinued。续页应采取不带信头信纸，并注明收信人名称、页数和日期。如：Mr.JohnSmith,Page2,June3,8.信尾客套语（Complimentaryclose）信尾客套语是一个礼貌，是结束信函正式方式，类似汉字信函中“此致，敬礼”等。惯用有：Sincerel