电子文件与档案管理/NUMPAGES37第一章电子文件电子计算机发展与电子文件大型计算机时代个人计算机时代（PC机时代）网络时代电子文件定义现代文件的概念电子文件的概念研究思路2类：一类是就电子文件研究电子文件；另一类是先研究文件，再给电子文件下定义（系统的研究思路）电子文件的概念：是适合于数字电子计算机操作、传递和处理的文件。第三节电子文件的基本特征电子文件信息的转换性电子文件载体的不确定性电子文件结构的二重性电子文件背景信息的不完整性电子文件外延的模糊性电子文件信息的易逝性电子文件的基本特征（6个）：电子文件信息的转换性电子文件载体的不确定性电子文件结构的二重性电子文件背景信息的不完整性电子文件外延的模糊性电子文件信息的易逝性第四节电子文件的作用和类型一、电子文件的作用二、电子文件的种类1.作用：（一）使用电子文件可改变办公方式和提高办公效率（二）使用电子文件有利于文档一体化的实现（三）电子文件能集成多元化信息（四）电子文件可被快速检索、全文检索和远程检索（五）电子文件可实现高度的信息共享（六）有助于组建国家综合信息系统种类（一）按存储载体分类：磁盘文件（软盘文件和硬盘文件）磁带文件光盘文件（二）按文件的内容形式分类记载文字、符号、插图的文本文件（一般电子文件）用扫描仪及数码相机获得的图像文件CAD电子文件用音频设备获得的声音文件用视频设备获得的影像文件用多媒体技术制作的多媒体文件存放结构化或非结构化数据的各种数据库文件生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件（三）按文件产生的环境分类一般办公室工作中产生的文件计算机辅助设计和制造中产生的文件（四）按文件的属性分类普通文件只读文件隐含文件加密文件压缩文件（五）按文件生成形式分类计算机直接产生的电子文件对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的电子文件第五节电子文件的生命周期文件生命在于运动文件运动的整体性文件运动的阶段性根据每个阶段的特点，采取适宜的管理方法电子文件的生命周期理论包含三层含义：文件运动的整体性；文件运动的阶段性；根据每个阶段的特点，采取适宜的管理方法文件运动的四个阶段：文件的设计、制作形成阶段（文件的孕育形成阶段）：又分为孕育期、形成期文件的现实使用阶段（现行阶段）文件的暂时保存阶段（休眠阶段）文件的永久保存或历史阶段为什么说文件的生命在于运动？文件的运动与人类的活动有什么关系？为什么说文件的运动具有整体性？认识这一点有什么意义？电子文件运动阶段三分法、四分法和五分法区别何在？有什么共同点？应如何针对不同运动阶段电子文件的特点管理他们？第二章电子档案第一节电子档案概述电子档案的定义电子文件与电子档案电子档案的定义答：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。电子档案和电子文件的关系是什么？你是如何理解电子档案的定义的？答：电子文件归档后即为电子档案。作为电子文件运动的特定阶段和归档后电子文件的存在形式，电子档案则一方面具有电子文件的一切主要特点，另一方面它当然也应该符合关于档案的一般定义具有档案所要求的各种要素。他们有着基本相同的运动规律，因而管理他们的基本原则也大体相同。电子档案的定义：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。当使用特定的技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存贮载体后，就永远离不开这种技术和设备。第二节电子档案的现状电子档案在向我们走来积极创建电子档案的管理方法我国电子档案管理的现状电子商务的定义答：通过电脑和网络来完成商品或产品的交易、结算等一系列商业活动及行政作业过程的一种方式，它具有无纸支付、营运成本低、价格有竞争力、用户范围广、无时空限制以及能同用户直接互动交流等性质。江泽民在第六次亚太经合组织会议上指出：“电子商务代表着未来贸易的发展方向”我国电子档案管理的现状：一时难于解决电子文件及其归档后形成电子档案的管理问题。现在产生和发送电子文件的单位，对一些重要的电子文件，在传递、承办之后，又辅发纸质文件作为保存用，这样就形成两种类型文件并发的局面。没有电子文件归档及其归档后形成电子档案的具体管理办法和措施，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。电子文件档案一体化管理文件档案一体化管理的理论依据实现文件档案一体化管理的关键文件档案一体化管理是现代档案事业发展的必然趋势未来文件档案一体化管理系统应具备的功能什么是电子文件档案一体化管理？其理论依据是什么？答：文件管理是档案管理的前期工程、起始工程；档案管理师文件管理的继续和发展。文件管理的质量将直接影响档案管理的成败，管理和处理好现行和半现行文件，是档