PAGE\*MERGEFORMAT12档案管理规定一、目的为加强和规范公司档案管理，建立健全企业信息档案管理工作，建立起良好的档案运行管理制度提高档案利用效率及品质，有效的保护和利用档案，维护企业的合法权益，特制订本规定。二、适用范围本规定适应于公司总部及分公司的所有企业档案管理。三、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。四、公司的档案管理由各部门档案管理员负责。五、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整，安全保密和使用方便。1：行政部负责公司档案管理制度的建立，并对档案的收集、归档、利用、清查等进行统一的管理工作。2：行政部负责对各分公司的档案工作进行指导和监督，并于每年3月份对各分公司上年度的档案归档情况进行检查。3：行政部档案管理员负责对公司档案室的规划及公司档案的日常管理工作，并指导、监督、检查、协助各相关档案管理人员立卷，做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。4：各分公司行政人事部应安排兼职档案管理员负责分公司档案的收集、归档、利用等管理工作，并于每月5日之前向总部提交上月档案目录。5：各部门文员负责本部门档案收集、整理，并于每月5日之前向档案管理员提交本部门上月发生档案资料，并自行留存复印件。6：集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍等。六、档案的收集程序1、凡是在企业业务活动中形成的有保存价值的资料（各种载体）都应该按规定收集，整理归档。2：各档案管理人员每月五日前按已确定的档案收集范围收集本部门上月发生档案，并详细填制《档案交接登记表》（参见附录1）。3：档案收集每月一次，交接双方按《档案交接登记表》核对无误后签名，由档案管理员存档立案，集体流程见档案收集流程。确定收集范围1:档案管理员向各部门、分公司档案管理员了解现有档案情况。2：档案管理员编制《档案收集目录》（参见附录2）档案管理员与各门档案管理人员核对《档案收集目录》。3：档案管理员将《档案收集目录》报公司领导审批，确定收集范围，提交时限。填写交接清单1：档案管理员向各部门文员分公司档案管理人员发放《档案交接登记表》。2：各部门文员按已确定的档案收集范围详细填制《档案交接登记表》。3：各部门文员整理好需归档的档案，准别交接。核对交接1：按确定的提交时限，档案管理员与各部门文员共同核对《档案交接登记表》的内容与档案实物。2：交接双方确认后，在《档案交接登记表》上签字。交接双方各留一份备查。存档立卷1：档案管理员将收集到的档案按《档案管理规定》（参见附录3）整理、分类立卷。2：档案管理员按档案管理规定放置各类档案。3：档案管理员编制《档案索引表》（参见附录4）并交相关领导备案，分公司的档案管理员必须将每月档案目录及《档案索引表》报总部档案管理员处。4：归档资料的要求归档的资料必须准确、真实、完整，原则上应是原件，各单位可根据需要留存复印件。分公司保存原件，每月5日之前向总公司提供档案索引目录。对于字迹不清楚、内容不完整、不准确的资料，档案管理员应于指出，并在档案提供单位进行完善后才予以接收。归档资料的书写部分禁用易褪色书写材料；如铅笔、圆珠笔等。归档的电子文件应由档案管理员及形成单位对电子文件的有效性和完整性审核，并应有相应的纸质文件一起保存方可归档。归档的电子文件必须在电子文件上写明该文件的全名、版本号。并另附纸质说明书，列出所含文件的目录和主要内容。行政部应对各单位文件档案的形成、积累和归档工作进行监督，对不按规定归档造成文件材料损失的，根据公司奖惩制度酌情予以惩罚。分类1：档案管理员对收集到的档案根据档案性质、内容，按《档案分类、代码、期限、密级对照表》（参见附录5）的分类标准进行分类。鉴定1：由于档案收集范围是已通过审批的，所以档案管理员只需按《档案分类、代码、期限、密级对照表》对档案的保存期限、密级进行鉴定。2：对已过保存期限的档案，档案管理员应严格按《档案清查流程》（参见附录6）进行处理。立卷1：档案管理员在经过分类的基础上，遵循其形成规律，将档案组合成保管单位，即立卷。2：档案管理员对案卷内的每一份档案进行编号。3：如有档案销毁，必须重新对案卷进行整理。存放保管1：档案管