第页*****有限公司档案管理规定为了加强档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，为公司各项工作服务，特制订如下管理规定。一、归档范围第一类、合同类：包括公司的各种业务合同和公司的合营合同、章程等；由档案管理员按合同不同性质分类归档。第二类：非合同类：公司的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、ICP证、开户核准通知书、验资报告、法人身份证、ICP证备案证明、各种荣誉证书、奖牌、SP接入资格考试证书、管理层例会纪要、董事会会议纪要、董事会决议等。二、档案管理员由人事行政部行政人员担任公司档案管理员。在北京与深圳各设一名档案管理员。三、归档步骤1、合同类：由深圳档案管理员负责。档案管理员在收到各级审批人签字的《合同会签流程表》后填写《合同归档登记表》（附件1）。如合同属对方先盖章的，档案管理员在完成我方盖章程序后，应及时按合同分类归档；如我方先盖章后再寄给对方的，合同经办人应跟踪该合同的签署工作，一般在我方盖章寄出5个工作日内收回。档案管理员应及时提醒合同经办人，合同经办人应积极配合，对此合同的收回负责。2、非合同类：凡以公司名义存在的各种文件材料，均属公司归档范畴，由公司档案管理员统一归档。部门在取得这类文件材料5个工作日内，由经办人及时递交档案管理员归档：北京员工将归档材料送北京档案管理员，深圳员工和区域人员将归档材料送深圳档案管理员。档案管理员在收到归档材料的三个工作日内，需将各种材料扫描或复印，然后归档。北京档案管理员收到的各种归档材料中，除荣誉证书、奖牌等原件外，其它档案原件全部转交给深圳档案管理员保管。档案管理员在归档时，需填写《文档归档登记表》（附件2）。四、档案的借阅、借用流程及相关规定1、因工作需要（如备案、申请业务等），需借阅、借用档案时，需复印件加盖公章或原件扫描件，借阅、借用人需发邮件给部门负责人及人事行政部负责人，档案管理员在收到部门负责人及人事行政部负责人的邮件回复后，方可办理并填写好《档案借阅、借用登记表》（附件4）。2、以上档案原则上不借用原件。3、公司档案原则上概不外借，如确需外借，外借人员需持本单位介绍信并经公司人事行政负责人批准后方能借阅。五、档案移交规定档案因工作需要需移交时，档案管理员需严格填写《档案移交登记表》（附件3），经人事行政部负责人批准后移交。六、档案保密要求1、档案管理员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。2、接收、移交档案要严格交接手续，离职后不得泄露任何机密，否则按《保密法》的相关规定处理。七、部门内部档案其他属部门内部的文件材料，由部门负责人指定专人担任部门档案管理员并建立本部门档案，具体管理工作可参照本规定执行。八、附件：《合同归档登记表》（附件1）《文档归档登记表》（附件2）《档案移交登记表》（附件3）《档案借阅、借用登记表》（附件4）九、该规定自颁布之日起执行，解释权在人事行政部。*****有限公司年11月