第PAGE-4-页共NUMPAGES4页88888制度性文件文件标题档案管理规定颁发部门办公室编号：88888页数：4起草人审核人批准人起草原因：■新订□修订说明：8888812年8月26日12年月日年月日分发部门公司各部门执行日期年月日1.0目的:为加强公司各类文件、影像等资料管理工作，根据国家有关档案管理的规定，结合公司实际情况，制订本规定。2.0适用范围：公司全体员工。3.0权责部3.1办公室：负责公司各类档案管理工作，各部门负责部门内部档案管理。4.0内容：4.1资料形成：4.1.1公司各部门工作中形成的具有保存价值的文件资料，都应向办公室归档。4.1.2文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在专职档案管理人员岗位中予以明确。4.1.3办公室要对本公司文件资料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。4.2资料归档：4.2.1归档范围：A、会议纪要；B、制度文件；C、合同文件；D、涉及公司的其他文件。4.2.2归档要求：A、归档的文件资料必须字迹工整、纸张及文件、格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝黑墨水等书写材料。B、归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。C、外购设备开箱验收等必须有档案管理部门参加，凡文件资料不完整、不准确、不系统的不能进行验收。D、归档的文件必须是原件。E、保持归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。F、案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。G、文件材料的归档必须办理移交手续。4.2.3归档时间：A、财务档案在会计年审后，由财务部门保管三年，三年后由财务部门编制清单，移交公司档案部门；文书及管理资料在次年第四季度前经各职能部门负责人审定按归档要求整理后向档案部门归档。B、新购设备（包括引进设备或技术）在开箱时必须会同档案管理员进行技术资料核对登记，于竣工后连同调试记录等文件材料整理立卷、归档。C、出差人员获得的文件材料应在出差和外培回单位后及时归档。4.2.4归档份数：各类文件材料归档一式一份，主要的和利用频繁的文件材料归档可一式两份或适当增加其归档份数。4.3档案保管：4.3.1接收档案必须认真验收，并办理交接登记手续。4.3.2存放档案必须在专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下的排列，以便于管理和查找。4.3.3底图除修改、送晒外，不得外借，修改后的底图应及时归档，要认真检查修改、补充情况，底图存放以平放为宜。4.3.4每年底进行一次库藏档案的清理、核对和保管质量检查工作，做到财物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。4.3.5对于电子文档资料，公司资料员负责公司正式发文电子文档的存储及管理，各部门须指定专人负责本部门各类电子文档资料的存储和管理。电子文档须按文件类别设立相应的目录，对各类文件进行保存。重要文件须加密并进行备份，在《文件资料目录》的备注栏上注明文件保存路径。4.3.6档案室严格做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），要重视消防，严禁吸烟和使用明火4.3.7档案室应整齐干净，档案入库要注意防霉。发现档案发霉，必须及时采取消毒措施加以处理。4.3.8档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定的时间内归还。4.4档案借阅：4.4.1公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。4.4.2文书档案只阅不借。要爱护档案，不得丢失、损坏。4.4.3所阅档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案，只在档案室查阅。保密档案不供查阅。4.4.4借出和归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。4.4.5档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。4.4.6调离公司人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。4.4.7外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经公司分管领导批准，办理有关查阅手续后在档案室内有陪同人员查阅。4.5档案鉴定和销毁：4.5.1档案鉴定职责：由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导、档案员和有关部门管理人员组成。4.5.2鉴定小组任务：（1）负责制订、修订本公司档案保管期限表。（2）对到期档案提出明确的存、毁意见。（3）确定保管期限原则：A、对公司有长远利用价值的档案并能反映公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。B、凡是在一定时期有利有价值的档案，要明确保存期限。（4）鉴定工作应定期进行，原则上每