邵中竹综字（2008）59号邵武中竹纸业有限责任公司接待管理制度一、目的：为加强公司的接待管理工作，按照统一规范标准、礼仪进行接待管理工作，体现企业对外的整体形象，特制定本制度。二、适用范围：本制度适用于公司各部门。三、职责分工：1、办公室负责公司对外接待工作的总体组织和协调工作。2、各部门是按职责范围负责接待工作的具体承办部门。四、接待对象及类型：接待对象的范围及定义：凡属来公司参观、考察、访问、参会、学习、审计、技术研讨、项目评估、业务研讨及其他业务往来的宾客；按接待对象的等级及重要性将接待对象分为如下三个接待档位：A档：特别重要的接待，指政府机关部委办、局领导及海外投资人等。B档：比较重要的接待，指国内外重要合作客户、项目评估机构、审计机构。C档：一般接待，指各部门的内部往来及其他一般外部合作伙伴和关系人员等。五、接待原则：1、平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、文明礼貌、大方得体、不卑不亢，并尊重被接待者的国家及民族的风俗习惯。2、对口原则：各职能部门对口接待；综合性接待时由办公室协调各部门接待工作，有关部门要积极主动配合。3、节约原则：根据内部成本效益核算，紧紧围绕公司经营管理目的，招待来宾从简、不铺张浪费、不重复宴请，严禁公款私用。4、周到原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使来宾感到热情、周到。5、保密原则：接待人员要保守公司秘密，未经同意，不得让来宾随意查阅资料和超规定范围参观，婉言谢绝超范围要求，巧妙回避不宜回答的问题；凡遇到超出职权范围，难以解决的问题，应主动请示部门领导。6、言行规范原则：掌握言谈的基本技巧和礼仪要求，做到有问必答，谨言慎行。7、安全原则：坚持安全第一的原则，包括来宾食宿安全、财产安全、交通安全等。六、接待标准各档位接待标准如下表所示：七、接待活动程序（一）重大接待活动程序（A档、B档）1、接受接待任务（1）公司实行凭单接待，登记备案的办法。（2）各部门接到接待访问邀请的联系人应及时了解来宾的基本情况(单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班)，经向有关领导汇报、确认接待后，第一时间填写《接待任务通知单》（附一）交办公室，填单时间必须在来宾到达前提前三日（特别是A档接待），特殊情况下最迟不得晚于半天。2、制定接待方案及实施前期准备工作：（1）办公室对接到的《接待任务通知单》进行审核，根据来宾的目的和要求，制定接待方案，做好接待准备计划工作，填写《接待工作安排表》（附二），经办公室主任或总经理审批后组织实施。（2）明确参加人员。办公室视接待需要确定参加人员，如需其他部门相关人员参加，则通知部门负责人，由其落实本部门参加人员。（3）分配接待任务。办公室召集参与接待工作的全体人员，将任务逐项分配，把责任落实到人，同时把《接待工作安排表》印发给有关人员，便于提前准备，相互协同配合。（4）若需宴请用餐的接待，接待部门必须提前填写《用餐安排申请单》，并按程序经批准后由办公室安排到指定酒家用餐。（5）若需馈赠礼品的，接待部门应提前填写《馈赠礼品申请单》，经分管领导批准后由办公室安排。（6）若需参观车间生产线现场的接待，应经总经理（或授权常务副总经理）批准后，由办公室提前通知生产调度及各有关车间负责人，并印发《接待工作安排表》。（7）收到接待通知的负责人，根据实际情况安排好各项负责人，提前作好相关准备，并填写《接待工作安排表》与办公室进行确认。（8）办公室在宾客到达前至少提前一天制定《行程安排表》（附三），呈分管领导审批后，由各对口接待人提供给来宾。（9）办公室要在宾客到达前，检查落实接待各环节安排情况，发现问题，及时纠正。3、接待方案实施：接待人员严格遵守接待礼仪规范，参加各项活动，记录人员需及时填写《接待访问记录》（附四）。4、接待总结接待对口人员应及时整理相关记录，重要的纪要需归档、并签发后执行。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。5、接待费用报销按接待标准进行费用报销。（二）一般接待活动程序（C档）1、对未事先联系的客人，办公室第一接洽人需了解来宾身份意图，填写《来访人员登记表》，并礼貌指引到接待室或会议室，第一时间安排对口部门进行接待。2、接待费用报销按接待标准进行费用报销。八、接待要求1、接待计划内容应尽量详细周密。日程安排要体现出高效率、快节奏。2、在接待活动开始前，办公室应检查各部门的落实情况，与各职能部门及时沟通并上报各负责人；在接待过程中，有关各方既要严格按照接待方案行事，又要及时妥善、机动灵活地处理接待工作中可能出现的各种变化，保证接待工作的顺利进行。3、在宾客来访期间，办公室