文件管理及会议纪要培训第一部分公文格式关键注意点一、排版行距设置：一般为固定值28磅，可在25磅～28磅之间调整。但如最后一页纸只有版记内容时，需做调整，不采用“此页无正文”方式；具体方法：应先通过调整行距方式，然后可适当调整页边距和删减内容。二、主体部分详细说明1.标题：文号下空两行书写。二号宋体加粗字，居中排列，如有回行，要做到词义完整，排列对称，间距恰当；2.主送机关（就是文件开头的称谓，必须有）：标题下空一行，顶格书写后用全角冒号；如使用“您好”字样，左空2个字；3.正文：每自然段空2个字，回行顶格。需要用序号说明的，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（１）”。如有附注说明的事项，在成文日期下一行用三号仿宋体字，左空2个字书写加圆括号；善于使用附件：如有表格、或者需要详细阐述的事情，请使用附件形式。格式：在正文下一行空2字写上“附件”两个字，后用全角冒号+附件名称，附件名称后不加标点符号。多个附件写法，见附件。附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，并且序号顺序和正文里的序号保持一致。4.落款：只写成文日期，总经理签名在日期上方，用正楷字，且注意零的书写要用“插入特殊符号”里面的。5.版记：“主题词”三个字用黑体三号字，居左顶格，后标全角冒号；词目用三号宋体字，词目之间空1字，主题词中不能加任何标点符号。抄送：左空1字，三号仿宋体字，用全角冒号标识，用逗号隔开，最后一个抄送机关标句号；只有一个抄送机关时，不加标点符号。印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一律用三号仿宋体字，机关左空1字，时间右空1字，用阿拉伯数字。三、特别说明1.版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必须在页面的最后一行；2.不能采用“此页无正文”方式；3.发文机关标识（红头）规格：高2cm，宽15cm；红色反线宽17cm。4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。第二部分子公司文件分类及处理方法公文管理工作是企管办一项基础工作，切实做好文件管理工作至关重要。此处理方法仅适用于集团下属子公司的公文处理工作。红头有两种：公司红头：公司全称+文件（集团统一备案的文号）纪要红头：公司简称+纪要（公司文号插入“会”字）文件种类有：（1）发文：上传总部文件；对外报送的请示等；分公司内部的通知、决定、通报、会议纪要。（2）收文：外收文——外单位函件、通知、公告等正式文件；内部请示；集团来文。一、各类办文封面使用（一）办文单使用强调1.内容提要：不可照搬原文，提炼出文章主题，用一两句话概括说明文件内容，一般最多不超过3行字；2.办公室拟办意见：填写完整“呈**阅示，张三，日期”；3.相关部门意见：当文件为内部请示时：办文单上面该项内容是指需要其他部门出具专业性意见的，比如工程科打一个调整工资的请示，那该项内容就是指人事科科长根据人事管理相关制度签署意见，然后再由总经理批示；是外收文、集团来文时：在收文经总经理批示后明确指示转**科室阅，或者请**科室落实之类的，将原件拿给相关部门负责人阅知，并由该负责人在此栏签字，表示已经转阅；如有需要，可复印给相关责任人一份；4.办理情况：必须填写处理情况、经办人、日期。比如文件已经由文员张三在10月10日复印给**科室,必须在办文单下面的处理情况一栏写上：“复印给**科室**人,张三,10.10”；（二）发文稿纸填写具体填写内容见发文稿纸样稿内各项说明，注意的是：1.主送和文件称谓保持一致；2.发文日期和发文经办人必须如实填写，不得提前打印。二、文件质量及生效要求（一）字迹要求因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹材料。（二）纸张要求所有文件必须是Ａ４规格纸张，不能用传真热敏纸，如接收的传真为热敏纸，必须用Ａ４纸张复印后使用并归档。（三）避免出现无效文件落款处，既没有加盖公章也没有负责人签字的文件属于无效文件，没有归档价值，可视为作废文件；各类收文的办文单要求必须有总经理批阅意见，未批阅的，视为无效文件，没有任何归档价值，直接作废即可。三、办理、归档要求（一）分类归档大致分为：集团来文、公司文件、外收文，按台帐顺序归档。其中外收文主要是指当地政府部门发来的红头文件、各类函件等正式文件；外部检验报告、统计报表、备案表等都不属于外收文。（二）归档所有正式办文的文件，必须在企管办归档原件。第三部分传总部文件的特别注意事项秘书处编号一、拟定文件内容要求1.请购物资请示：购买原因，物资型号、单价，以及总费用金额，且财务总监签字确认；2.买周