一、電子郵件電子郵件溝通的簡單禮儀與規範回覆電子郵件的禮儀與規範二、Outlook使用技巧善用簽名檔使用組合管理-管理你的e-mail回條投票回收e-mail聯絡人群組(二)注意撰寫信件內容切記收信對象是一個「人」，而不是一台機器因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的，使用者經常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠端的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。2.電子信件「標題」要明確且具描述性電子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。3.信件內容應簡明扼要線上溝通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。盡量掌握「一個訊息、一個主題」的原則。4.考量他人電腦的容量上線溝通的網友所擁有的系統與硬體不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統的終端機和陳舊的電子郵件系統(如系統無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有系統的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個字母，並以Enter鍵結束每一行文字。5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。6.釐清建議或意見若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發行動，則應針對事情可能的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。7.避免使用太多的標點符號我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚歎號的使用!!!!!若真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多不必要的標點符號。8.小心幽默的使用在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現幽默或特定情緒，發信者必須寫明或使用“情緒符號”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加註以提醒收信者真正的意思。9.切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話在發信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發出這麼一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話語。切勿在不給予回應或申辯機會的情況下批評或汙衊他人。10.勿於學術網路上從事商業行為一般學術網路是禁止商業行為的，請不要任意違反此一共識。當然，張貼營利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營利性質廣告包括：產品促銷、自我業務推廣、在特定群體中散播營利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。(三)養成良好傳送習慣註明送信者及其身分除非是熟識的人，否則收信人一般無法從帳號解讀出發信人到底是誰，因此標明發信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節。有許多人將自己的身分設計成一個附著檔案，每當發信出去時，此一檔案也將自動地貼附該訊息後面。我們希望針對“身分設計”強調兩點注意事項：(1)：“身分設計”應充分代表發信者自己，無論是引用文學名作詞句或以圖繪表示，都必須真實且充分地反映自己。有些人的身分設計為：＊＊&%^$&(^)@C.Y>Liang，讀來不免讓人感覺他或許是一個“精神錯亂”的人；(2)：切勿過度裝飾自己的“身分設計”，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通效益。遵守一般法律規定進行網際溝通時，一般日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過電腦系統，要擷取、複製或篡改他人作品是相當容易的，因此在網際空間中對於智慧財產權的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時，須要對原作者與原作品的出處詳加註明，以示尊重。3.勿任意或無心地浪費頻寬傳送冗長文字與大型圖繪均會佔用大量的頻寬，造成網路塞車。為避免浪費網際空間使用者的寶貴時間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。4.小心附件功能的使用在若干電子郵件系統中，由於「附件」功能的缺乏或不成熟，會造成使用者無法順利閱讀文件。使用者經常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內容不長時，請直接撰寫於信件中。若一定要使用附件功能，也須註明附件的撰寫軟體，例如：