科秘书科秘书科秘书相关文相关文相关文书工作书工作书工作文件管理文文件件管管理理中心办科科秘秘书书职职责责协助科主任拟定科室发展计划、年度工作计划和协助科主任拟定科室发展计划、年度工作计划和年终工作总结；年终工作总结；负责科室文件、报告的起草工作；负责科室文件、报告的起草工作；负责科室规章制度、操作规程等的起草工作；负责科室规章制度、操作规程等的起草工作；负责科室会议组织安排及会议材料准备工作，并负责科室会议组织安排及会议材料准备工作，并做好会议记录及纪要整理；做好会议记录及纪要整理；负责科室文件材料的管理工作；负责科室文件材料的管理工作；负责内外联络，做好来访接待等工作；负责内外联络，做好来访接待等工作；完成科主任交办的其它工作；完成科主任交办的其它工作；履行医院、科室另行规定的职责。履行医院、科室另行规定的职责。主要讲授内容主要讲授内容¾¾公文相关知识（特点、格公文相关知识（特点、格式）式）¾¾科秘书常用文书的种类科秘书常用文书的种类¾¾归档文件的整理归档文件的整理一、公文的定义一、公文的定义是国家机关、企事业单位、人民团体处是国家机关、企事业单位、人民团体处理行政公务往来的文书：党内、行政、理行政公务往来的文书：党内、行政、社会团体、社会团体、企事业单位公文。企事业单位公文。上行文、下行文、平行文上行文、下行文、平行文绝密、秘密、机密、普通绝密、秘密、机密、普通特急件、急件、平件特急件、急件、平件二、公文的特点二、公文的特点（与其他书面文字材（与其他书面文字材料相区别）料相区别）（一）具有法定作者（二）具有法定权威和效用（三）具有特定体式（四）具有特定处理程序(一)具有法定作者1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。机关内设机构行文《办法》规定：政府“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。政策性和规范性文件；审批下达应当由部门下达的事项。((二二))具有法定的权威和效用具有法定的权威和效用1.公文的现实执行效用、现行效用、时效2.空间（地域、职权）效力范围超越职权范围行文的几种情况：¾一是制发者超出职权范围行文:卫生局行使工商局职权范围的文件,海珠区要求缴纳绿化费。¾二是公文内容超出职权范围:下级机关越权制定实施细则3.时间效力范围（1）公文生效时间¾即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）【例】“文到之日起执行”;“自发布之日起执行”（停用药品文）。¾定时生效（一般规范性文件）【例】行政法规按规定一个月以后生效。本办法自年月起施行。（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）¾内容已经执行（有效期届满，明示废止）¾内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）(三)具备特定体式体式文体：文件的表达形式格式约定俗成的格式法定的标准格式(四)经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：„会签„公布„法定会议或机构批准等总结：公文各特点之间的关系——具有法定权威和特定效用是公文最本质的特点；——法定作者是公文具有法定权威和特定效用的前提条件；——特定体式和处理程序是公文具有法定权威和特定效用的保障。三、公文格式眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间行政公文下行文、平行文格式行政公文下行文、平行文格式密级份号紧急程度文头标题发文字号主送机关正文返回格式返回标记准确正文作者附件标记成文日期注释主题词抄送机关印发说明返回格式返回格式返回标记准确四、科秘书常用文书的种类四、科秘书常用文书的种类科秘书常用文书的种类1.什么是文种¾每一种文件固定的名称即文种。¾所有公文都必须在标题中标明文种。(行政公文主要文种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要)2.正确标明文种的作用¾有利于维护公文的严肃性、规范性；¾为公文的撰写和处理提供方便。33。正确使用公文文种的依据。正确使用公文文种的依据¾行文目的和要求；¾作者（发文机关）的权限；¾作者与主要受文者的工作关系；¾依据国家有关部门的相关规定.44、科秘书常用文种、科秘书常用文种¾会议通知召开会议的根据、原因——会议