第二节秘书办公室的管理工作一、秘书办公室综述在研究秘书部门的作用时，人们形象地把秘书部门比喻成窗口、桥梁、渠道、枢纽、润滑剂、万向轴等等，从不同的角度，充分表现了秘书部门对整个机关工作的重要性。在讨论秘书的办公室管理时，“办公室”已经不是简单地指秘书的办公场所，而是指由秘书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构成的一个有机的办公整体。在任何一个机关，秘书部门都承担着承上启下、联系左右、沟通各方的重要的协调作用，因此秘书部门应当是整个机关工作系统的良性枢纽。完善的秘书办公室有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的开展；协调各职能部门的合作：沟通和密切与社会公众的联系；树立组织机构的良好形象。二、办公室管理的内容秘书办公室的概念包括秘书人员、办公室设备设施、工作场所和工作环境等因素的总和。因此，办公室管理的内容也是一个综合管理系统内容，包括对秘书人员的人力资源管理，对办公设备设施的物资和产业管理，对办公机构的岗位责任和制度管理及对办公环境氛围的统筹管理。(一)办公室的人力资源管理人力资源管理，既是我们传统意义上的人事管理，又包含了新的内容。将秘书从传统的归人事部门“管”的概念，转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力资源，通过对秘书工作岗位分析、人力资源规划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的工作效率，从而达到整个组织机构和领导的工作目标。1．秘书工作岗位分析对秘书工作岗位的职务分析是人力资源管理工作的重要基础。一个秘书机构，到底有什么工作内容，有多少工作量，需要哪些不同素质层次的秘书人员，承担哪些职位的工作，这是秘书工作岗位职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中，常有双方感觉不适应的情况。有时并不是应聘秘书的能力资质不合适，而是招聘单位对所需要的秘书没有准确的岗位职务分析造成的。比如有些单位需要一个处理办公室日常事务的值班秘书，又机械地要求研究生学历，有的单位招聘办公室主任，强调秘书工作的经历和级别，结果连应聘的有着多年办公室工作经验的老秘书也无法达到这一岗位要求。因此，对秘书工作岗位的职务分析是非常重要的，办公室管理者要针对秘书部门的工作，做出相应的职务说明和资格要求。秘书的职务说明包括归属、直接负责的上级、工作目的、工作要求、工作责任、工作衡量标准、工作难点、必要提示的禁忌和发展前途。秘书的资格要求包括工作经验、专业背景要求、学历要求、年龄和基本个人素质要求以及特殊的附加要求。2．人力资源规划和办公室管理一样，秘书的人力资源管理也是系统工程，不是简单地对一个职务的分析，而是要将办公室所需要的人力资源的总和做出科学合理的搭配的设计，即人力资源规划。以一个秘书科为例，办公室需要一名主任，需要几名副主任?需要几名主任科员?需要何种秘书专长的科员等等。在一家公司，为总经理、副总经理配备的秘书与办公室秘书在工作上如何搭配，这些都属于人力资源的规划范畴，它是秘书岗位职务分析后的系统化定位。3．秘书人员的招聘选拔公开招聘是目前各级社会组织获取人力资源通常采用的方法。在媒体发布的招聘广告中，招聘秘书的信息最多。办公室招聘秘书大体有4个工作环节：根据秘书工作岗位职务分析和有关人力资源的总和规划制定招聘计划；拟订并发布招聘广告；选择适宜的招聘渠道；制定招聘工作流程并按计划实施。4．秘书工作的绩效考评是对办公室秘书人员的评估制度，需要以系统的人力资源管理原理和方法来评定和衡量秘书的工作行为和工作效果。绩效考评的目的是改善秘书的工作状况，提高秘书的工作水平，鼓励秘书的工作积极性，增强秘书的成就感，更好地实现领导的工作目标。绩效考评一要指标量化，二要秘书达得到，三要对秘书有促进。5．秘书的薪酬管理有人说，薪酬管理是人力资源管理中最难的，秘书的薪酬管理也如是。因为我们还做不到按需分配，真正意义的按劳取酬也做不到。尤其秘书工作没昏没晓，没完没了，没饥没饱，很难用工资准确地体现其劳动付出。秘书对薪酬比较关注和挑剔时，科学合理地管理薪酬就更重要。做好秘书的薪酬管理有两个要点。一个是建立明确的报酬制度，报酬对岗不对人；一个是建立岗位评估，为办公室内部的报酬均衡提供依据。6．有效的激励机制秘书办公室的激励主要体现在表扬与批评、奖励与惩戒。无论表扬还是批评，针对性要强，要因人而异地进行。奖惩要分明和适度，正确的就奖励，在办公室树立起榜样，错误的就惩罚，昭示大家以错误过失为鉴。奖罚适度不仅激励效果好，而且有助于公平性。7．人才培训和开发培训是为了提高，开发是为了创新。在秘书的人力资源管理中，培训使秘书的知识、能力、素质更适应组织机构工作的需要：开发使秘书的潜能得以发挥，随时充实新的工作内容，成为开拓型秘书。人的因素第一，办公室管理，人力资源管理首当其冲。(二